Lediga jobb som VD-sekreterare i Solna

Se lediga jobb som VD-sekreterare i Solna. Genom att välja en specifik arbetsgivare kan du även välja att se alla jobb i Solna som finns hos arbetsgivaren.

VD-assistent till PostNord Sverige

Nu söker vi en VD-assistent till PostNord Sverige! Som assistent för PostNord Sveriges VD är du en given nyckelperson i teamet och du kommer att arbeta nära VD och se till så att vardagen flyter på så smidigt som möjligt. Dagarna är fartfyllda, både för dig och VD, vilket kräver en VD-assistent av rang.    Vad kommer du göra i rollen som VD-assistent? Du kommer primärt att vara VD’s förlängda arm ut i verksamheten och fungera som ett nav för organisationen... Visa mer
Nu söker vi en VD-assistent till PostNord Sverige!
Som assistent för PostNord Sveriges VD är du en given nyckelperson i teamet och du kommer att arbeta nära VD och se till så att vardagen flyter på så smidigt som möjligt. Dagarna är fartfyllda, både för dig och VD, vilket kräver en VD-assistent av rang. 
 
Vad kommer du göra i rollen som VD-assistent?
Du kommer primärt att vara VD’s förlängda arm ut i verksamheten och fungera som ett nav för organisationen. Du kommer även, i mån av tid, att ge support till CFO. Precis som PostNord säger –”Vi gör vardagen enklare", handlar ditt arbete om att göra vardagen enklare för både VD och CFO.
Dagarna kommer att variera men i huvudsak bestå av följande arbetsuppgifter:
Kommunicera med VD:s kontaktytor, internt och externt
Multidimensionell kalenderhantering och planering för både VD och CFO
Ansvara för ledningsgruppens årshjul dvs inbjudningar, agendor, protokoll, följa upp actions
Möteshantering (planera, förbereda och ta fram material inför möten)
Resebokning
Koordinera olika typer av event, konferenser och digitala möten
Möjlighet att leda projekt av olika karaktär
Stötta VD med enklare sysslor

 
Vem tror vi passar för jobbet?
Du har tidigare erfarenhet av att stötta ledande befattningshavare där en hög grad av sekretess, initiativförmåga och mognad i omdömet krävs. Du är en uppskattad och serviceminded kollega som är en stjärna på att organisera och administrera.

Med din gedigna erfarenhet tror vi att du är självgående, lösningsorienterad och kan ställa om ditt fokus då verksamheten pockar på din uppmärksamhet. Du är välorganiserad och har förmåga att se helheten men också detaljer, vilket gör att du kan arbeta proaktivt.

Du låter inte utmaningar påverka din framdrift och du har bra kommunikations- och nätverksfärdigheter. Du har den fingertoppskänsla som krävs för att göra nödvändiga avvägningar. Du är inte rädd för att be om hjälp eller komma med förslag.
 
Tidigare arbetslivserfarenhet som VD-assistent eller Executive Assistant
Erfarenhet från att ha supporterat en ledningsgrupp
Mycket goda språkkunskaper i både svenska och engelska (engelska är koncernspråk)
Mycket god vana av att arbeta i Office-verktygen och andra digitala verktyg.

 
Om PostNord Sverige
PostNord Sverige är ett av Norden äldsta och största företag och vi har ett viktigt samhällsuppdrag. Att säkerställa en god postservice till företag och privatpersoner i hela Sverige. Vi är också den ledande aktören inom paket- och logistiklösningar inom Norden. Vi är i en ständig transformation och arbetar konsekvent med att utveckla både vårt erbjudande och våra medarbetare.

Som den ledande leverantören av kommunikations- och logistiklösningar till, från och inom Norden förenklar vi vardagen för människor. Hos oss arbetar människor med olika bakgrund och erfarenheter och du blir en del av en arbetsplats som aktivt arbetar med mångfald. Vi är PostNord – ett fantastiskt företag att jobba och växa med. Läs mer på www.postnord.com 

 
Vill du veta mer?
Detta är ett konsultuppdrag på heltid i sex månader med mycket goda chanser till anställning hos PostNord Sverige. Start så snart som möjligt men det viktigaste är att hitta rätt person. Du blir anställd av oss på OnePartnerGroup och du kommer att tillbringa dina arbetsdagar hos PostNord Sverige.

I konsultvärlden så går det oftast fort så vänta inte med att skicka in din ansökan då vi går igenom ansökningarna löpande och tjänsten kan komma att tillsättas före sista ansökningsdatum. Vi tar inte emot ansökningarna via mejl med hänsyn till GDPR.

Har du frågor om tjänsten eller undrar hur processen ser ut framöver är du välkommen att kontakta Josefine Blomkvist på [email protected] eller Christina Stenbeck på [email protected]

 
När du blir en av oss
Som konsult hos oss har du din konsultchef som stöttar dig i att lyckas och trivas. Självklart innefattas din anställning av kollektivavtal, försäkringar, tjänstepension, fackliga relationer och friskvårdsbidrag, för inget är viktigare än att du känner dig trygg med din anställning hos oss. Låt oss bli din nya kollega!  
Vi på OnePartnerGroup jobbar med rekrytering, bemanning och utbildning och är din bästa kollega i karriären när du söker jobb. Med lokal förankring på ett 50-tal orter, från Malmö i söder till Kalix i norr, finns vi alltid nära dig.
 
Vi ser fram emot att höra från dig! Visa mindre

VD-assistent/Office Manager till Rico Estate Development (RED)

Ansök    Mar 27    Wise Professionals AB    VD-sekreterare
Nytt
Det här är ett konsultuppdrag via The Pace på 6 månader. Uppdraget är på heltid under kontorstider med start i april. För rätt person finns goda möjligheter till förlängning eller överrekrytering till RED. Du kommer att utgå från RED´s moderna och elegant inredda kontor på Evenemangsgatan, i nära anslutning till Mall Of Scandinavia, Solna, tillsammans med sex andra kollegor. Ditt uppdrag Som VD-assistent/Office Manager arbetar du serviceinriktat i en bre... Visa mer
Det här är ett konsultuppdrag via The Pace på 6 månader. Uppdraget är på heltid under kontorstider med start i april. För rätt person finns goda möjligheter till förlängning eller överrekrytering till RED. Du kommer att utgå från RED´s moderna och elegant inredda kontor på Evenemangsgatan, i nära anslutning till Mall Of Scandinavia, Solna, tillsammans med sex andra kollegor.

Ditt uppdrag

Som VD-assistent/Office Manager arbetar du serviceinriktat i en bred roll fördelad på 50/50. Du kommer att utgå från kontorets reception men arbetsuppgifterna spänner över hela kontoret samtidigt som du agerar stöd till bolagets VD.

I rollen som VD-assistent arbetar du supporterande och proaktivt för att underlätta dennes vardag och har en naturlig fallenhet för detaljer och det lilla extra. I dina arbetsuppgifter ingår bland annat att sköta bokningar av resor, hotell och restauranger samt rapportera utlägg. Du bokar möten där du planerar och koordinerar VD:s kalender med utgångspunkt att skapa en produktiv och hållbar arbetsdag. Du förväntas även proaktivt planera och bereda för företagsbegivenheter såväl internt som externt.

Som Office Manager är du ytterst ansvarig för trivseln på kontoret och allt vad det innebär. I rollen agerar du kontorets ansikte utåt då du välkomnar gäster såväl som kollegor och får alla i lokalerna att känna sig välkomna. Du arbetar självständigt och tar egna initiativ för att skapa en förstklassig kontorsmiljö samt kommer med idéer för AW’s och andra sammankomster för att fira framgångarna tillsammans. Du håller ordning och reda i konferensrum, kök och allmänna ytor för att säkerställa en representativ arbetsplats. I din roll ingår löpande kontakt med externa parter så som lokalvård, hyresvärd och beställningar av kontorsmaterial, mat, frukt, fika och kaffe.

För rätt person finns möjlighet att utveckla rollen på sikt, därav ser vi gärna att du kommer med egna idéer och förbättringsförslag samt ser hur du på andra och nya sätt kan underlätta vardagen för din chef och dina kollegor.  

Exempel på andra arbetsuppgifter:

Driver, koordinerar och planerar både interna och externa events
Förbereder mötesrum och supporterar under möten med luncher, fika och övrig service
Vidareutveckling av kontoret där du identifierar nya behov och förbättringsområden
Kontakt med investerare och andra intressenter över mejl och telefon
Övrig ad-hoc administration och support till kollegor
Administrerar bolaget pool bil/ar och hämtar i mån av behov upp kunder eller kollegor
Powerpoint presentationer samt inbjudningar


Din bakgrund

För att lyckas i rollen som VD-assistent/Office Manager ser vi att du har ca 5-8 års erfarenhet från en liknande roll. Du är strukturerad, noggrann och drivs av att få supportera och leverera bra service med kvalitet i fokus. Du trivs i en roll där du självständigt kan driva ditt arbete framåt och strävar alltid efter att ligga steget före. Du är inkännande, social och nyfiken och vill hela tiden utvecklas och lära dig nya saker. Rollen kräver att du är prestigelös och hugger tag där det behövs. Detta gör du på eget initiativ och har ett gott öga för detaljer och ser vad som behöver göras.

Du besitter en hög servicenivå där du alltid bjuder på energi och bidrar till en god och varm stämning på kontoret, mot både gäster och bland dina kollegor. Du har en känsla för detaljer och förstår vikten i att du inger ett gott första intryck för hela bolaget genom ett professionellt bemötande. Du är flexibel, lösningsorienterad och bra på att prioritera och kan snabbt ställa om i ditt arbete.

Du är flytande i svenska och engelska, både i tal och skrift, detta då du kommer bemöta investerare från andra länder. Vidare ser vi att du tidigare arbetat i Office-paketet och behärskar det väl. Du har B-Körkort. 

Om RED

RED är ett privat fastighetsutvecklingsbolag som är specialiserat på externa handelsplatser. Vi utvecklar och hyr ut kommersiella fastigheter och är i dag landets främsta aktör på externa handelsområden.

RED investerar framför allt i egna utvecklingsprojekt, men även i projekt i samarbete med andra. Oavsett vilket är bolagets målsättning att alltid skapa stabila och långsiktigt hållbara handelsplatser som genererar många nya arbetstillfällen.

REDs ägare och grundare har från starten haft en tydlig ambition att vara det ”lilla bolaget med stort hjärta”. Ett framgångsrikt projekt för RED innebär att vi kan följa upp det med ett socialt engagemang. RED har fram till i dag samarbetat med bland andra SOS Barnbyar, Hand in Hand, Röda Korset, Amnesty, Rädda Barnen och Barncancerfonden.

Välkommen till en modern och familjär arbetsplats där du omges av drivna och proffsiga kollegor.

När du blir en av oss

Som konsult hos The Pace erbjuds du alltid en marknadsmässig lön, friskvårdsbidrag, pensionsavsättning och anslutning till vårt kollektivavtal – inget är viktigare för oss än att du känner dig trygg i din anställning. På samma sätt som vi ställer höga krav på dig som konsult förväntar vi oss också att du ställer höga krav på oss som arbetsgivare. Oavsett vart du befinner dig i din karriär så ska konsultrollen hos The Pace ge dig kunskap och erfarenhet som du kan bära med dig på vägen till nästa spännande utmaning.

Om du vill veta mer Du får gärna kontakta oss om du har frågor om tjänsten eller undrar hur processen ser ut framöver. Vi som arbetar med detta uppdrag är kandidatansvarig Elin Eriksson ([email protected]) och Konsultchef Philip Alfredsson ([email protected]) .

Vi går igenom ansökningarna löpande och i konsultvärlden går processerna oftast snabbt. Tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdatum så vänta därför inte med att skicka in din ansökan!

Vi ser fram emot att höra från dig! Visa mindre

Executive Assistant till Vinci Energies

Vinci Energies brinner för energiomställning och digital utveckling och söker nu en relationsbyggande Executive Assistant som kommer att stötta delar av den nordiska ledningsgruppen. Du kommer att arbeta i en affärsnära, internationell och framåtlutad roll där du är navet som ser till så dagarna flyter på så smidigt som möjligt.    Rollen som Executive Assistant På Stockholmskontoret, som för närvarande är i Solna, arbetar idag ett litet sammansvetsat team... Visa mer
Vinci Energies brinner för energiomställning och digital utveckling och söker nu en relationsbyggande Executive Assistant som kommer att stötta delar av den nordiska ledningsgruppen. Du kommer att arbeta i en affärsnära, internationell och framåtlutad roll där du är navet som ser till så dagarna flyter på så smidigt som möjligt. 
 
Rollen som Executive Assistant
På Stockholmskontoret, som för närvarande är i Solna, arbetar idag ett litet sammansvetsat team i en stor och komplex global organisation. Den del av den Nordiska organisationen, där rollen är placerad, består av ca 2000 medarbetare fördelat på ca 50 affärsenheter i Sverige, Norge och Finland. I rollen som Executive Assistant kommer ditt huvudsakliga fokus vara att ge support till Managing Director och ledningsgruppen.

Du erbjuds ett varierat arbete och nedan följer exempel på arbetsuppgifter och ansvarsområden som ingår i rollen:
Organisera och förbereda möten - planering, insamling av dokument och logistik
Kalenderhantering och koordinering av resor
Internkommunikation
Koordinera ”Ethics and Compliance” för Norden inkl rapportering och information till och från HQ i Paris
Upprätthålla register och dokument
Koordinera och projektleda olika typer av events
Säkerställa en representativ kontorsmiljö
Samordna utbildningsbehov
Utläggsrapporter
Övriga administrativa uppgifter 

 
Vem söker vi?
Vi söker dig som arbetat minst fem år som assistent i en internationell miljö.

Vi letar efter en relationsbyggare som är noggrann, organiserad och som är duktig på att prioritera och gillar att ligga steget före. Du brinner för service och har en ”can do”-attityd och ett lösningsorienterat sätt. Eftersom du är ledningsgruppens förlängda arm är det viktigt att du har en stark integritet då du kommer i kontakt med konfidentiellt material. Du kommer att ha många kontaktytor, både externt och internt, så du behöver vara en god kommunikatör.

Koncernspråket på Vinci Energies är engelska så du behöver vara flytande i både engelska och svenska i både tal och skrift. Talar och skriver du dessutom franska så är det ett stort plus. Utöver det ser vi att du har en mycket god teknisk förmåga, främst inom Officepaketet och digitala mötesverktyg. 
 
Vilka är Vinci Energies?
At VINCI Energies, part of Vinci Group, we create tailor-made multi-technical solutions and services for energy, transport and communication infrastructure, as well as buildings, factories and IT systems.

VINCI Energies builds on its decentralized organizational structure with local roots through its 1,900 business units, each of which specializes in a specific business segment in order to provide bespoke services to its customers.

To promote our services and expertise, VINCI Energies has created four international brands focusing on four different business lines: Omexom for infrastructure, Actemium for industry, Axians for ICT and VINCI Building Solutions. We have small headquarters with few shared resources. Where it really happens is in our decentralized business units. Find out more at vinci-energies.com. 
 
Nyfiken på att veta mer?
I den här rekryteringen samarbetar Vinci Energies med OnePartnerGroup Stockholm. Tjänsten är på heltid med start enligt överenskommelse och du kommer att ha din arbetsplats på huvudkontoret som ligger i Solna på Råsundavägen 4. Kontoret kommer att flytta in till city under Q3 2024. Vi vill gärna ha din ansökan på engelska då personer som ska vara med i rekryteringsprocessen inte pratar svenska.  

Har du frågor om tjänsten eller undrar hur processen ser ut framöver är du välkommen att kontakta ansvariga rekryteringskonsulter Christina Stenbeck på [email protected] eller Emelina Sjösten på emelina@[email protected]

Vänta inte med att skicka in din ansökan då vi går igenom ansökningarna löpande och tjänsten kan komma att tillsättas före sista ansökningsdatum.
Vi tar inte emot ansökningarna via mail med hänsyn till GDPR. Om du går vidare i processen kommer du att få genomföra två arbetspsykologiska tester för att vi ska kunna göra den bästa matchningen av kandidater. Visa mindre

Koncernlednings-koordinator

Ansök    Dec 19    Green Cargo AB    VD-sekreterare
Gillar du att koordinera, ha många kontaktytor och skapa struktur? Är du analytisk och motiveras av att driva projekt? Läs då vidare! Green Cargo tillsätter en tjänst som ledningskoordinator som kommer jobba med kvalificerat administrativt och kommunikativt stöd i första hand för VD men också övriga i ledningsgruppen. Det här uppdraget är för dig som trivs att vara med där det händer. Vad vi erbjuder dig På Green Cargo har vi mycket att vara stolta över.... Visa mer
Gillar du att koordinera, ha många kontaktytor och skapa struktur? Är du analytisk och motiveras av att driva projekt? Läs då vidare! Green Cargo tillsätter en tjänst som ledningskoordinator som kommer jobba med kvalificerat administrativt och kommunikativt stöd i första hand för VD men också övriga i ledningsgruppen. Det här uppdraget är för dig som trivs att vara med där det händer.

Vad vi erbjuder dig

På Green Cargo har vi mycket att vara stolta över. Med rötter i den svenska tågtrafikens ursprung levererar vi hållbara logistiklösningar där 97% av vårt transportarbete sker med eltåg med mycket låg klimatpåverkan. Dygnet runt transporterar våra godståg råvaror från skogar och gruvor till processindustrins anläggningar och konsumentvaror till detaljhandeln. Som medarbetare har du möjlighet att upptäcka och utveckla dina starka sidor. Ta chansen att vara en del av vårt skickliga team. Allt vi kräver från dig är ditt engagemang, att du tror på dig själv och att du har vad som krävs för att utföra jobbet!

Tjänsten som ledningskoordinator rapporterar direkt till VD och är en tillsvidareanställning på heltid. Placeringsort är vid vårt huvudkontor i Solna Business Park, med önskat tillträde så snart som möjligt, men enligt överenskommelse. Resor i tjänsten förekommer i viss mån.

Mer om tjänsten

Som ledningskoordinator kommer du själv driva, bidra till och stötta ledningsgruppen i olika projekt. Rollen omfattar även varierande former av analysarbete där du kommer arbeta med att ta fram olika beslutsunderlag och åskådliggöra dessa på ett tydligt sätt. Samtidigt fungerar du som administrativt stöd åt både VD och ledningsgrupp. Rollen är bred och omfattar dels arbetsuppgifter på strategisk nivå, dels uppgifter som är av mer löpande- och supportkaraktär.

Som ledningskoordinator kommer du få stor insyn i organisationen och för rätt person kan detta lägga en god och stabil grund för att kunna utvecklas vidare inom företaget.

Huvudsakliga arbetsuppgifter omfattar bl.a

- Bidra till och stötta ledningsgruppen i olika projekt samt i analysarbete
- Förbereda ledningsgruppsmöten, skriva protokoll, koordinera och följa upp aktivitetslistor mm
- Skapa presentationer, sammanställningar och rapporter
- Kalenderhantering för VD
- Kontakt med och inhämtning av material och underlag från andra delar av organisationen

Din profil

Som person trivs du i en dynamisk och föränderlig miljö och har ett professionellt och proaktivt förhållningssätt. Arbetsuppgifterna spänner över en rad områden och kräver därför en stor förmåga att hantera flera frågor samtidigt med hög integritet men också stark känsla för struktur och systematik. Du är noggrann och har god förmåga att prioritera ditt arbete på ett effektivt sätt. För att trivas med de många kontaktytor som rollen innebär så söker vi dig som har lätt för att samarbeta, hög social kompetens och en utomordentligt stark känsla för service.

- Kandidatexamen inom ekonomi eller annan relevant utbildning.
- God analys- och slutledningsförmåga.
- Mycket god kommunikativ förmåga samt goda kunskaper i svenska och engelska i såväl tal som skrift.
- Förmåga att arbeta självständigt och proaktivt både vad gäller planera och följa upp.
- Noggrann och kvalitetsmedveten
- Anpassningsförmåga, kan hantera och bemöta olika typer av personligheter och människor.

Ansökan

På Green Cargo värnar vi om en säker och trygg arbetsplats. Som en del av det arbetet genomgår våra slutkandidater en referenstagning och bakgrundskontroll. Vi använder bakgrundskontroller från SRI. Här kan du läsa mer om hur en bakgrundskontroll går till.

Låter det här som en beskrivning av dig? Och visst verkar det vara en intressant tjänst? Tveka inte att lämna in din ansökan så snart som möjligt, men senast den 14 januari 2024. Vi läser ansökningar och intervjuar löpande. Vid eventuella frågor kan du höra av dig till ansvarig rekryterare Matilda Åhs.

Observera att vi inte tar emot ansökningar via mail!

Välkommen med din ansökan!

Green Cargo är en hållbar logistikpartner och en viktig del av skandinaviskt näringsliv. 96 procent av vårt transportarbete sker med eltåg där klimatpåverkan är mycket nära noll. Varje vardag kör vi 400 godståg och ersätter därmed dagligen runt 9 000 lastbilar. Det motsvarar i sin tur 2 300 000 lastbilar – årligen. I vårt nätverk trafikerar vi närmare 300 platser i Sverige, Norge och Danmark och med partners når vi hela Europa. Green Cargo ägs av svenska staten. Vi har 1 900 anställda och vi transporterar cirka 21 miljoner ton gods och har en årsomsättning på drygt 4,2 miljarder SEK (2021). www.greencargo.com Visa mindre

WaterAid Sverige söker en ledningsassistent

Om WaterAid WaterAid Sverige är en del av den internationella federationen WaterAid och tillsammans med våra över 1 300 kollegor verkar vi i 30 länder. Vi är en global organisation med en bred mix av kompetenser. Vårt gemensamma uppdrag är tydligt. Vi jobbar för att alla, överallt, ska ha tillgång till rent vatten, toaletter och hygien till år 2030. WaterAid Sverige är en inspirerande arbetsplats som erbjuder en spännande och händelserik vardag på jobbet.... Visa mer
Om WaterAid
WaterAid Sverige är en del av den internationella federationen WaterAid och tillsammans med våra över 1 300 kollegor verkar vi i 30 länder. Vi är en global organisation med en bred mix av kompetenser. Vårt gemensamma uppdrag är tydligt. Vi jobbar för att alla, överallt, ska ha tillgång till rent vatten, toaletter och hygien till år 2030.
WaterAid Sverige är en inspirerande arbetsplats som erbjuder en spännande och händelserik vardag på jobbet. Att arbeta för oss är utvecklande och givande. Du får insyn i hur organisationen arbetar både i Sverige och globalt. Våra arbetsspråk är engelska och svenska.
WaterAid Sverige har hög medarbetarnöjdhet och är en arbetsplats där medarbetare skattar inkludering, eget inflytande, bemötande, ledarskap, innovationskultur, samarbete med kollegor, hållbar arbetsbelastning och generell trivsel mycket högt. Vi erbjuder olika typer av kompetensutveckling, har en generös friskvårdspeng och en friskvårdstimme per vecka samt regelbundna föreläsningar på olika teman som alla i personalen kan delta på.
WaterAid vill vara en attraktiv och inkluderande arbetsplats där olika perspektiv, erfarenheter, egenskaper och bakgrund värdesätts och respekteras.


Din roll
Som ledningsassistent ger du administrativt stöd till generalsekreterare och ledningsgrupp. Du ser till att den dagliga verksamheten fungerar smidigt, effektivt och strukturerat. Arbetet sker både på svenska och engelska. Detta är en roll som passar dig som är i början av ditt yrkesliv, kanske fortfarande studerar på deltid och på sikt vill utvecklas mot verksamhetsutveckling, projektledning eller handläggning, eller dig som är mer erfaren och söker en flexibel deltidsroll att kombinera med andra uppdrag.


Dina arbetsuppgifter:
Hantering av kalender, resebokningar och utläggsredovisning för generalsekreteraren och i viss utsträckning ledningsgruppen.
Koordinering av organisationens GDPR-arbete i nära samverkan med ekonomi- och administrationschefen.
Administration relaterad till styrelsen och styrelsemöten i nära samverkan med verksamhetsstrategen. Stödja hela organisationen efter behov och tillgänglighet, med förberedelser inför resor och event, samt med research, planering och rapporter.
Hantering av konfidentiell information med hög grad av professionalism och integritet.



Personliga egenskaper och kvalifikationer
Tidigare erfarenhet av administrativt arbete eller enklare projektledning.
God organisatorisk förmåga, kunskaper i ”time management” och förmåga att prioritera uppgifter utifrån vad som händer på daglig basis.
Trivs med att arbeta självständigt och ta egna initiativ.
Stark kommunikationsförmåga både skriftligt och muntligt, på engelska såväl som på svenska. Erfarenhet av att korrekturläsa och redigera andras texter.
Mycket strukturerad, noggrann och med ett gott öga för detaljer.
Hög grad av professionalism och integritet.
Goda kunskaper i Microsoft Office-paketet och andra administrativa verktyg.

Utöver det är det meriterande om du har:
Intresse eller kunskap om GDPR, verksamhetsutveckling, Lean, IT eller Sharepoint.
Erfarenhet från ett eller flera av våra programländer.


Förutsättningar för tjänsten
Tjänsten är på halvtid (heltid 38h), företrädesvis förmiddagar men med viss flexibilitet. Möjlighet finns att arbeta mer än halvtid de första månaderna om så önskas, för kortare startsträcka under introduktionsperioden. Tillträde sker enligt överenskommelse.
Provanställning 6 månader med efterföljande tillsvidareanställning tillämpas. Du rapporterar direkt till WaterAid Sveriges generalsekreterare.
WaterAid Sverige har Fremias tjänstemannaavtal som kollektivavtal. Vi har en generös hybridpolicy som syftar till att skapa en hållbar balans mellan arbete och fritid och det är därför möjligt att arbeta både på vårt kontor i Solna och hemifrån.
På WaterAid tar vi safeguarding på största allvar och vi gör vårt yttersta för att inte sårbara unga och vuxna ska utsättas för någon form av skada eller brott. I samband med rekrytering utför arbetsgivaren därför bakgrundskontroller via Lexbase.


Ansökan
Ansök genom att skicka in CV och personligt brev. Vi kommer att intervjua löpande. Annonsen är kvar tills tjänsten är tillsatt.
Läs mer om WaterAid på www.wateraid.se.

Varmt välkommen med din ansökan!
Öppen för alla
Vi fokuserar på din kompetens, inte dina övriga förutsättningar. Vi är öppna för att anpassa rollen eller arbetsplatsen efter dina behov. Visa mindre

Team Olivia söker en erfaren executive assistant

Ansök    Aug 14    Team Olivia AB    VD-sekreterare
Team Olivia är mitt i en spännande större strategisk förändring där koncernen går från en decentraliserad organisation till en som balanserar det lokala med det centrala. Nu har du möjlighet att söka den spännande tjänsten som executive assistant hos Team Olivia. Om rollen Rollen är bred och utvecklande och du blir en viktig del av den strategiska förändringen vi genomgår. Du kommer att driva administrativt arbete såsom assistent till CEO och koncernledn... Visa mer
Team Olivia är mitt i en spännande större strategisk förändring där koncernen går från en decentraliserad organisation till en som balanserar det lokala med det centrala. Nu har du möjlighet att söka den spännande tjänsten som executive assistant hos Team Olivia.

Om rollen

Rollen är bred och utvecklande och du blir en viktig del av den strategiska förändringen vi genomgår. Du kommer att driva administrativt arbete såsom assistent till CEO och koncernledning och även ansvara för utvalda leverantörer och system. Denna roll innehåller många roliga och breda arbetsuppgifter och projekt där du självständigt under eget ansvar säkerställer en väl fungerande vardag för koncernledningen på Team Olivia. Vi söker dig som är proaktiv och är van att hantera parallella arbetsuppgifter i en varierad och föränderlig miljö.

I rollen ingår arbetsuppgifter kopplade till;

-Stötta CEO och koncernledningen i olika typer av frågor i den dagliga verksamheten såsom: Kalenderhantering, kommunikation och korrespondens, dokumenthantering, resehantering, möteshantering, uppföljning av projekt och deadlines, administration av vissa system.

-Hantera bolagsformalia såsom koordinering och administration kring bolagsärenden, fullmakter, registreringar, kontakter med myndigheter, etc

-Beställaransvarig och uppföljning av telefoni, förmånsbilar, tjänsteresor och post

-Kontorsansvarig för huvudkontoret

-Övrig kvalificerad administrativ support och service

-För rätt person kan rollen komma att innebära personalansvar för en medarbetare på ett annat kontor

Vem är du?

Vi söker dig som har god erfarenhet från rollen som executive assistant eller motsvarande, minst 5 år och som självständigt arbetat med kalenderhantering, dokumenthantering, resehantering, möteshantering och projektledning. Du har goda kunskaper inom Google Workspace eller Microsoft Office och är flytande på svenska och engelska.

Du har ett lösningsfokuserat förhållningssätt till ditt arbete och du gillar att ta initiativ. Du har en väl utvecklad kommunikativ förmåga och är van att anpassa din tonalitet till olika sammanhang och personer samtidigt som du har en förmåga att skapa och utveckla goda relationer omkring dig. Vidare arbetar du proaktivt och strukturerat och drivs av att ta dig an nya utmanande uppgifter. Som person är du flexibel, ansvarstagande och pålitlig. Vidare är du en serviceinriktad lagspelare som med enkelhet kan följa tidsramar och prioritera bland dina arbetsuppgifter.

För att lyckas i rollen är du en skicklig administratör med god förmåga att planera, följa upp och utvärdera det löpande arbetet. Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper och driv att vilja utvecklas i din yrkesroll tillsammans med oss.

Inom Team Olivia är vi meningsfullt olika men vår kod och våra värdeord binder oss samman. Vi vill leva upp till, och leva efter att vara: Kvalitativa, Lyhörda, Stolta och Aktuella.

__________________________________________________

Mer om tjänsten

Placeringsort för rollen är Solna, Stockholm.

Resor inom Stockholm förekommer.

Tjänsten är en tillsvidareanställning, vi tillämpar provanställning.

Tillträde så snart som möjligt, enligt överenskommelse.

Om rekryteringsprocessen

Sista ansökningsdag 3 september 2023.

Har du frågor kring tjänsten är du välkommen att kontakta Olivia Gehlin HRBP på Team Olivia, per mail: [email protected]

Vi tillämpar tester och bakgrundskontroller i denna rekrytering.

Om oss på Team Olivia

Team Olivia är en av de ledande privata aktörerna inom vård- och omsorgsbranschen. Med verksamheter i Sverige, Norge och Danmark är vårt mål att göra varje enskilt liv rikare och mer värdigt, varje dag. Vi erbjuder tjänster inom bland annat personlig assistans, individ- och familjeomsorg och hemomsorg och finns nära våra kunder på över 200 platser i Skandinavien.

Läs mer om Team Olivia här: www.teamolivia.se (https://www.teamolivia.se/sv) Visa mindre

Executive Assistent sökes till Vattenfall!

Ansök    Jun 15    Academic Work Sweden AB    VD-sekreterare
Vill du ha ett arbete med varierande uppgifter där du blir en viktig del i en organisation som är Sveriges största elproducent? Trivs du även i en händelserik miljö med högt tempo. Vi söker dig som är ett energiknippe som kommer att fungera som chefsstöd. Sök rollen idag då vi tillämpar löpande urval! OM TJÄNSTEN Vattenfall Värme är en europeisk leverantör av el, värme och kyla med verksamheter som hjälper våra kunder att styra om mot ett fossilfritt liv... Visa mer
Vill du ha ett arbete med varierande uppgifter där du blir en viktig del i en organisation som är Sveriges största elproducent? Trivs du även i en händelserik miljö med högt tempo. Vi söker dig som är ett energiknippe som kommer att fungera som chefsstöd. Sök rollen idag då vi tillämpar löpande urval!

OM TJÄNSTEN
Vattenfall Värme är en europeisk leverantör av el, värme och kyla med verksamheter som hjälper våra kunder att styra om mot ett fossilfritt liv. Vi är drygt fyra tusen anställda som levererar fjärrvärme, fjärrkyla och ånga till industrier, fastighetsägare och privatpersoner i fyra länder med vårt huvudkontor i Solna.

I Sverige levererar vi fjärrvärme, fjärrkyla och ånga till industrier, fastighetsägare och bostadskunder i femton kommuner. Värme Sverige är den fjärde största fjärrvärmeleverantören i Sverige och levererar hållbar uppvärmning till cirka 200 000 svenska hushåll samt värme, kyla och ånga till industrikunder. Att vår huvudprodukt fjärrvärme spelar en viktig roll i det nya cirkulära samhället är vi extra stolta över.

Som executive assistent på Vattenfall Värme erbjuder vi dig ett självständigt och omväxlande arbete i en dynamisk miljö. Vi söker dig som har gedigen erfarenhet av administrativt arbete i en assisterande/koordinerande roll med hög servicenivå. Det är meriterande om du har arbetat med assistentarbete på exekutiv ledningsnivå.

Dina personliga egenskaper kommer att väga tungt. Detta är en roll för dig som trivs i en miljö med stundtals högt tempo och höga krav på ordning och reda. Du har ett strukturerat arbetssätt karaktäriserat av professionalism, initiativrikedom och flexibilitet. Du är van vid att arbeta självständigt och med stor integritet. Rollen kräver god social kompetens och mycket goda kommunikativa egenskaper i både tal och skrift på svenska och engelska. Detta är ett kortare uppdrag på ca 4 månader. Vi ser gärna att du kan starta omgående, och är tillgänglig för uppdraget fram till sista oktober.

Du erbjuds
- Arbetslivserfarenhet hos en av Europas största elproducenter
- Nya fräscha lokaler i anslutning till Solna och Mall of Scandinavia
- En engagerad konsultchef som kommer stötta och coacha dig i din karriär

ARBETSUPPGIFTER

Arbetsuppgifter


* Bistå Sverigechefen och den högsta ledningen med planering och samordning av möten, förbereda material, presentationer, utskick, skriva protokoll, boka resor och konferenser
* Delta i ledningsgruppen
* Du kommer även ha ett stort ansvar för planering, genomförande av evenemang och mindre projektarbeten


VI SÖKER DIG SOM
- Tidigare arbetat med assistentarbete på executiv ledningsnivå
- Har minst två års erfarenhet av att administrativt arbete i en assisterande eller koordinerande roll
- Har en akademisk utbildning från universitet eller högskola eller annan relevant eftergymnasial utbildning.
- Har mycket goda språkkunskaper i svenska och engelska
- Har mycket goda kunskaper inom Teams, SharePoint, PowerPoint samt övriga Office-program

För att lyckas i rollen har du följande personliga egenskaper:
- Strukturerad
- Självgående
- Kvalitetsmedveten

Blir du högaktuell i denna rekryteringsprocess kommer du behöva genomgå en säkerhetsprövning.

Vår rekryteringsprocess

Rekryteringsprocessen hanteras av Academic Work och kundens önskemål är att alla frågor rörande tjänsten riktas till Academic Work

Vi tillämpar löpande urval och annonsen kan tas ned innan sista ansökningsdag om vi har gått vidare till urvals- och intervjufasen. Rekryteringsprocessen omfattar två test: ett personlighetstest och ett test i kognitiv förmåga. Testerna är ett verktyg för att matcha rätt talang med rätt position samt främja jämlikhet, mångfald och en rättvis rekryteringsprocess.

INFORMATION OM FÖRETAGET
Läs mer om Vattenfall här Visa mindre

Team Olivia söker en erfaren executive assistant

Ansök    Jun 14    Team Olivia AB    VD-sekreterare
Team Olivia är mitt i en spännande större strategisk förändring där koncernen går från en decentraliserad organisation till en som balanserar det lokala med det centrala. Nu har du möjlighet att söka den spännande tjänsten som executive assistant hos Team Olivia. Om rollen Rollen är bred och utvecklande och du blir en viktig del av den strategiska förändringen vi genomgår. Du kommer att driva administrativt arbete såsom assistent till CEO och koncernledn... Visa mer
Team Olivia är mitt i en spännande större strategisk förändring där koncernen går från en decentraliserad organisation till en som balanserar det lokala med det centrala. Nu har du möjlighet att söka den spännande tjänsten som executive assistant hos Team Olivia.

Om rollen

Rollen är bred och utvecklande och du blir en viktig del av den strategiska förändringen vi genomgår. Du kommer att driva administrativt arbete såsom assistent till CEO och koncernledning och även ansvara för utvalda leverantörer och system. Denna roll innehåller många roliga och breda arbetsuppgifter och projekt där du självständigt under eget ansvar säkerställer en väl fungerande vardag för koncernledningen på Team Olivia. Vi söker dig som är proaktiv och är van att hantera parallella arbetsuppgifter i en varierad och föränderlig miljö.

I rollen ingår arbetsuppgifter kopplade till;

-Stötta CEO och koncernledningen i olika typer av frågor i den dagliga verksamheten såsom: Kalenderhantering, kommunikation och korrespondens, dokumenthantering, resehantering, möteshantering, uppföljning av projekt och deadlines, administration av vissa system.

-Hantera bolagsformalia såsom koordinering och administration kring bolagsärenden, fullmakter, registreringar, kontakter med myndigheter, etc

-Beställaransvarig och uppföljning av telefoni, förmånsbilar, tjänsteresor och post

-Kontorsansvarig för huvudkontoret

-Övrig kvalificerad administrativ support och service

-För rätt person kan rollen komma att innebära personalansvar för en medarbetare på ett annat kontor

Vem är du?

Vi söker dig som har god erfarenhet från rollen som executive assistant eller motsvarande, minst 5 år och som självständigt arbetat med kalenderhantering, dokumenthantering, resehantering, möteshantering och projektledning. Du har goda kunskaper inom Google Workspace eller Microsoft Office och är flytande på svenska och engelska.

Du har ett lösningsfokuserat förhållningssätt till ditt arbete och du gillar att ta initiativ. Du har en väl utvecklad kommunikativ förmåga och är van att anpassa din tonalitet till olika sammanhang och personer samtidigt som du har en förmåga att skapa och utveckla goda relationer omkring dig. Vidare arbetar du proaktivt och strukturerat och drivs av att ta dig an nya utmanande uppgifter. Som person är du flexibel, ansvarstagande och pålitlig. Vidare är du en serviceinriktad lagspelare som med enkelhet kan följa tidsramar och prioritera bland dina arbetsuppgifter.

För att lyckas i rollen är du en skicklig administratör med god förmåga att planera, följa upp och utvärdera det löpande arbetet. Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper och driv att vilja utvecklas i din yrkesroll tillsammans med oss.

Inom Team Olivia är vi meningsfullt olika men vår kod och våra värdeord binder oss samman. Vi vill leva upp till, och leva efter att vara: Kvalitativa, Lyhörda, Stolta och Aktuella.

__________________________________________________

Mer om tjänsten

Placeringsort för rollen är Solna, Stockholm.

Resor inom Stockholm förekommer.

Tjänsten är en tillsvidareanställning, vi tillämpar provanställning.

Tillträde så snart som möjligt, enligt överenskommelse.

Om rekryteringsprocessen

Sista ansökningsdag 30 juli 2023, eftersom det är semesterperiod kommer vi påbörja urval och intervjuer under v. 31/32.

Har du frågor kring tjänsten är du välkommen att kontakta Olivia Gehlin HRBP på Team Olivia, per mail: [email protected]

Vi tillämpar tester och bakgrundskontroller i denna rekrytering.

Om oss på Team Olivia

Team Olivia är en av de ledande privata aktörerna inom vård- och omsorgsbranschen. Med verksamheter i Sverige, Norge och Danmark är vårt mål att göra varje enskilt liv rikare och mer värdigt, varje dag. Vi erbjuder tjänster inom bland annat personlig assistans, individ- och familjeomsorg och hemomsorg och finns nära våra kunder på över 200 platser i Skandinavien.

Läs mer om Team Olivia här: www.teamolivia.se (https://www.teamolivia.se/sv) Visa mindre

Coordination Officer

Ansök    Aug 8    Stift Sipri    VD-sekreterare
SIPRI is an independent international institute whose core mission is to undertake research and activities on security, conflict and peace. SIPRI is an equal opportunity employer and strongly encourages women and non-European candidates to apply. SIPRI is now recruting a Coordination Officer to the Director's Office. The position is a one-year substitute contract with the possibility of extention. The Director's Office at SIPRI is at the centre of the man... Visa mer
SIPRI is an independent international institute whose core mission is to undertake research and activities on security, conflict and peace. SIPRI is an equal opportunity employer and strongly encourages women and non-European candidates to apply.

SIPRI is now recruting a Coordination Officer to the Director's Office. The position is a one-year substitute contract with the possibility of extention. The Director's Office at SIPRI is at the centre of the management of the institute. The Office consists of the Director, the Deputy Director and support staff. The Coordination Officer supports the Institute leadership, including the Chair of the Governing Board, through a combination of document preparation and drafting, administrative and relationship support functions, and specific tasks. The role of the Coordination Officer faces both inward within SIPRI, and outward towards SIPRI’s external partners. The Coordination Officer reports to the Head of Director's Office and is part of a team of three colleagues.

The main responsibilities and tasks of the Coordination Officer are to: 


• Plan, coordinate and contribute input to a range of formal documents such as reports, policies and other materials related to the institutional management of SIPRI;
• Plan, organise and provide support to events, meetings and visits in which the Chair of the Governing Board, the Director or the Deputy Director are involved;
• Act as administrative focal point for the SIPRI Governing Board;
• Work with the Deputy Director to plan his/her commitments and engagements, and coordinate and support specific projects as assigned by the Deputy Director;
• Take part in the collective life of the Institute.

Experience and qualifications:


• Academic degree, preferably in Social Sciences, Law, Public Policy or a related field;
• 2-3 years of experience in a relevant field, e.g. management support, administrative work or practical logistical matters;
• English and Swedish fluency, excellent written and oral communications skills;
• Good interpersonal skills;
• Professional and service-minded, cooperative and flexible, and able to work independently and as a part of a team;
• Familiarity with SIPRI’s research areas is a plus but not a requirement for the position.

How to apply

The application must be made in English via the form in the vacancies section of SIPRI’s website.

The closing date for applications is 27 Aug 2023.
For enquiries regarding the position, please contact: Lisa Wiklund, HR Manager [email protected]

SIPRI is an equal opportunity employer and is committed to achieving workforce diversity.

The trade union contacts at SIPRI are Noah Bell for ST ([email protected]) and Frederic Daudon for SACO ([email protected]). Visa mindre

Head of CEO office and corporate development

Ansök    Mar 1    Billerud Sweden AB    VD-sekreterare
Job description. Leading group wide initiatives and projects such as integration of our American business. Spearhead organizational rollouts and implementations. Act as a catalyst and facilitator of change and follow up on management activities and decisions. Facilitate Corporate executive agenda. Be a strategic advisor and problem-solving partner to the CEO. Participate in Global Management Team meetings and take care of the minutes. Facilitate Board mee... Visa mer
Job description.
Leading group wide initiatives and projects such as integration of our American business. Spearhead organizational rollouts and implementations. Act as a catalyst and facilitator of change and follow up on management activities and decisions. Facilitate Corporate executive agenda. Be a strategic advisor and problem-solving partner to the CEO. Participate in Global Management Team meetings and take care of the minutes. Facilitate Board meetings, annual general meeting, and capital market sub agendas. Develop structural capital and best practice for Board of Directors analysis and presentation material. Supporting the CEO and participating in selected meetings with the Board of Directors, shareholders, owners etc. Support the CEO and the executive managers at a tactical, strategic, and operational level. Develop presentations and communications on key issues by gathering necessary information from the business.

Qualifications
Master’s degree in business and or Engineering. 5+ years of working experience in business, consulting or finance. International working experience from listed company.
Excellent excel and powerpoint skills. Fluent in English, preferable native.

Personal qualities
Outstanding communication and analytical skills. Exceptionally good project management and coordination skills. High level of problem solving skills and an attention to details. Positive, flexible and organized. Able to multi-task and work under high pressure from time to time.
Application Deadline 11th of March

Contact Paulina Ekvall, EVP HR&Communication; at [email protected] Visa mindre

PostNord’s koncernchef söker sin nya VD-assistent

Söker du en intressant roll i en viktig verksamhet där du dagligen får vara med och göra skillnad? Är du van att assistera och leverera på hög nivå? Då kan det här vara jobbet för dig. Du, PostNord Jobbet Ingen annan gör det PostNord gör, åtminstone inte i den utsträckningen. PostNord’s vision är att vara favoritleverantören i Norden. För att lyckas med detta behövs uthållighet, integritet och tillit. Ett engagemang där ägarskap, stolthet och motivation ... Visa mer
Söker du en intressant roll i en viktig verksamhet där du dagligen får vara med och göra skillnad? Är du van att assistera och leverera på hög nivå? Då kan det här vara jobbet för dig.

Du, PostNord Jobbet
Ingen annan gör det PostNord gör, åtminstone inte i den utsträckningen. PostNord’s vision är att vara favoritleverantören i Norden. För att lyckas med detta behövs uthållighet, integritet och tillit. Ett engagemang där ägarskap, stolthet och motivation är värdefulla egenskaper. Som VD-assistent för PostNord’s verkställande direktör och koncernchef Annemarie Gardshol är du en given nyckelperson i detta arbete. Som VD-assistent kommer du att arbeta nära Annemarie och se till att hennes vardag flyter på så smidigt som möjligt. Dagarna är fartfyllda, både för dig och Annemarie, vilket kräver en VD-assistent av rang.

PostNord’s erbjudande
Du erbjuds ett omväxlande arbete i en internationell miljö med ständigt nya utmaningar och snabba beslut. Du kommer ha chansen att utveckla rollen tillsammans med Annemarie och ta rollen som VD-assistent till nästa nivå.

Förutom schyssta anställningsvillkor enligt kollektivavtal erbjuds du: En modern arbetsplats med ett öppet arbetsklimat
Ingå i ett nätverk med koncernledningens assistenter
Goda utvecklingsmöjligheter
Goda försäkrings- och tjänstepensionsvillkor
Friskvårdsbidrag möjlighet till Arkens gym och simhall
Personalförmåner genom PostNord Plus - PostNord’s egna personalstiftelse

Vem söker vi?
Som VD-assistent har du en hög grad av integritet och servicekänsla. Med din gedigna erfarenhet tror vi att du är självgående, lösningsorienterad och kan ställa om ditt fokus då verksamheten pockar på din uppmärksamhet. Du är välorganiserad och har förmåga att se helheten men också detaljer, vilket gör att du kan arbeta proaktivt. Du låter inte utmaningar påverka din framdrift och du har bra kommunikations- och nätverksfärdigheter. Du har den fingertoppskänsla som krävs för att göra nödvändiga avvägningar i att hantera allt det som ”pockar” på en VDs uppmärksamhet. Du är inte rädd för att be om hjälp eller komma med förslag som kan bidra till högre effektivitet och arbetsglädje.

Din erfarenhet Tidigare arbetslivserfarenhet som VD-assistent eller Executive Assistant
Du känner dig trygg i att leverera på koncernledningsnivå och det har du gjort under minst fem år
Mycket goda språkkunskaper i både svenska och engelska
Mycket god vana av att arbeta i Office-verktygen och andra digitala verktyg.

Vad handlar jobbet om?
Du kommer att var Annemaries förlängda arm ut i verksamheten och fungera som ett nav för organisationen. Precis som PostNord säger - ”Vi gör vardagen enklare", handlar ditt arbete om att göra vardagen enklare för Annemarie.

Dagarna kommer att variera men i huvudsak bestå av följande arbetsuppgifter:
  Kommunicera med VD:s kontaktytor, internt och externt
Multidimensionell kalenderhantering och planering
Ansvara för årshjulet av verksamhetsmöten som exempelvis ägarträffar, CEO-möten, Investment Boards, Commercial Boards och 1:1 möten med Annemaries åtta direktrapporterande.
Logistik kring resor, främst inom Norden
Förbereda och ta fram presentationsmaterial och dokumentation inför möten
Hantera blogginlägg och sociala kanaler såsom LinkedIn
Ta emot och lämna av gäster
Möjlighet att leda projekt av olika karaktär

Om PostNord
PostNord är ett av Norden äldsta och största företag och vi har ett viktigt samhällsuppdrag. Att säkerställa en god postservice till företag och privatpersoner i hela Sverige och Danmark. Vi är också den ledande aktören inom paket- och logistiklösningar inom Norden. Vi är i en ständig transformation och arbetar konsekvent med att utveckla både vårt erbjudande och våra medarbetare. Som den ledande leverantören av kommunikations- och logistik lösningar till, från och inom Norden förenklar vi vardagen för människor. Hos oss arbetar människor med olika bakgrund och erfarenheter och du blir en del av en arbetsplats som aktivt arbetar med mångfald. Vi är PostNord – ett fantastiskt företag att jobba och växa med. Läs mer på postnord.com

Vad väntar du på? Sök nu!
I den här rekryteringen samarbetar PostNord med OnePartnerGroup Stockholm. Har du frågor om tjänsten eller undrar hur processen ser ut är du välkommen att kontakta ansvariga rekryteringskonsulter Christina Stenbeck [email protected] eller Sofia Ahlgren [email protected]. Vänta inte med att skicka in din ansökan då vi går igenom ansökningarna löpande.

För Fackliga representanter, vänligen besök www.postnord.com/fackliga. Om du går vidare i processen kommer du att få genomföra två arbetspsykologiska tester för att vi ska kunna göra den bästa matchningen av kandidater.

Välkommen med din ansökan. Visa mindre

Executive Assistant till vår kund

Ansök    Dec 2    Inhouse AB    VD-sekreterare
Är du den vi söker? Är du en erfaren Executive Assistant som söker din nästa utmaning? Vill du jobba i en internationell miljö i en dynamisk roll med mycket ansvar?Arbetsbeskrivning I rollen som Executive Assistant kommer du att supportera VD med administrativa uppgifter, kalender, projektledning och presentationer. Koncernspråket är engelska och det är också det språk du kommer att använda i det dagliga arbetet, i både tal och skrift – därför är det av st... Visa mer
Är du den vi söker?
Är du en erfaren Executive Assistant som söker din nästa utmaning? Vill du jobba i en internationell miljö i en dynamisk roll med mycket ansvar?Arbetsbeskrivning
I rollen som Executive Assistant kommer du att supportera VD med administrativa uppgifter, kalender, projektledning och presentationer. Koncernspråket är engelska och det är också det språk du kommer att använda i det dagliga arbetet, i både tal och skrift – därför är det av stor vikt att du är erfaren och trygg i din engelska.
I arbetsuppgifterna ingår bland annat:
  Kalenderhantering och planeringsstöd – gatekeeper
Bistå VD övrig koncernledning med administrativ support
Ansvara för koncernledningens kalendarium samt agenda protokoll
Projektleda interna aktiviteter och projekt, följa upp actions deadlines
Travel Management
Uppdatera dokument och publicera nyheter på intranätet och externa webben
Projektkoordinering av konferenser och andra evenemang
Hantera företagskort
Ansvara för styrelseportal material 
Förberedelser inför möten och presentationsmaterial
Administrativa uppgifter som fakturahantering, dokumentation, signaturer och andra ad hoc-uppdrag

Din profil
För att lyckas i din roll som VD-assistent har du minst fem års erfarenhet som chefsassistent och vi ser gärna att du har erfarenhet från ett börsnoterat bolag. Du har tidigare jobbat med lednings- och styrelsearbete. Arbetsuppgifterna ställer stora krav på kommunikation, samarbete, servicekänsla och förståelse för andra människor.

Som person är du är flexibel, strukturerad, noggrann och en god organisatör. Du har en professionell framtoning och positivt förhållningsätt samt utmärkt social kompetens och ett nära samarbete med övrig personal, ledning och styrelse.  Ditt fokus ligger på hög service och du ser till att arbetsuppgifter blir utförda från början till slut med en hög prioriteringsförmåga. Du arbetar proaktiv, självständigt och du fattar egna beslut när det krävs. Du har hög integritet och trivs i en föränderlig miljö.

Du talar och skriver svenska och engelska obehindrat.
Om Inhouse
Inhouse är ett konsultföretag inom organisationsutveckling, rekrytering och konsultlösningar. Vi är specialister inom Marknad Kommunikation, Ekonomi Finans, Business Services och HR. Vi som arbetar på Inhouse har varit verksamma inom dessa områden och vet vilka utmaningar våra kunder faktiskt har.Övrigt
Kontoret är beläget i Solna i fina lokaler med närhet till bra kommunikationer.
Låter detta intressant och som ditt nästa steg i karriären? Välkommen med din ansökan via länken. Intervjuer kommer ske löpande, tjänsten kan komma att tillsättas redan innan sista ansökningsdag. Har du frågor, kontakta ansvarig rekryteringskonsult Sofia Hoffman Wetterborg, [email protected]

Varmt välkommen med din ansökan! Visa mindre

Executive Secretary in a rapidly growing, international company

Itinera is one of the main global players in the construction of large infrastructural projects, and civil and industrial buildings and operates in approximately 15 countries. We are currently expanding our activities in Sweden by starting up two new projects building the new Stockholm metro. We are now looking for an Executive Secretary/Assistant to assist the Project Director/Area Manager with the management of daily business tasks. The Project Director ... Visa mer
Itinera is one of the main global players in the construction of large infrastructural projects, and civil and industrial buildings and operates in approximately 15 countries. We are currently expanding our activities in Sweden by starting up two new projects building the new Stockholm metro.
We are now looking for an Executive Secretary/Assistant to assist the Project Director/Area Manager with the management of daily business tasks. The Project Director is a Danish citizen, fluent in Swedish and English.
You will be working at our central project office in Solna.
Tasks may include, but are not limited to:
maintaining office systems, including data management and filing,
arranging travel, visas, and accommodation,
screening phone calls, inquiries, and requests, and handling them when appropriate,
meeting and greeting visitors at all levels of seniority,
organizing and maintaining calendars and making appointments,
dealing with incoming emails, eventually corresponding on behalf of the Project Director,
taking minutes of meetings at internal and external meetings,
carrying out background research and presenting findings,
producing documents, briefing papers, reports, and presentations,
organizing and attending meetings and ensuring the Project Director is well prepared,
liaising with clients, suppliers, and other staff,
organize working breakfast once a week.

When the Project Director is traveling or does not need your services, you will assist the rest of the team with comparable tasks.
Requirements:
Fluent in English and Swedish, both written and spoken.
Swedish driver’s license (B-körkort).
Ability to make independent decisions and judgments on routine procedural issues.
Strong interpersonal and communication skills.
Good sense of order.
Accomplished user of the Office package.

Merits:
Italian speaker
You will become a member of a very dedicated staff group consisting of many different nationalities.
Please, submit your application and CV in English. As we review applications on an ongoing basis, the position may be filled before the last date of application. Visa mindre

Exectuive Assistant to the President and CEO

Ansök    Jun 30    Adapteo Services AB    VD-sekreterare
Adapteo is searching for an experienced Executive Assistant to our newly appointed President and CEO, Johanna Persson, on our journey of Building Adaptable Societies. As a well-structured professional with a can-do-attitude, clear eye for detail and solid administration and communication skills you will be the perfect fit to our dynamic organization. Sounds interesting? Put in your application already today, we’d love to hear from you! As Executive Assist... Visa mer
Adapteo is searching for an experienced Executive Assistant to our newly appointed President and CEO, Johanna Persson, on our journey of Building Adaptable Societies. As a well-structured professional with a can-do-attitude, clear eye for detail and solid administration and communication skills you will be the perfect fit to our dynamic organization. Sounds interesting? Put in your application already today, we’d love to hear from you!

As Executive Assistant, you are the center of planning, scheduling and communication for Adapteo’s CEO, with whom you will have a close collaboration. You will be acting as the right hand of your manager being highly involved in the day-to-day life and planning of the CEO as well as other senior stakeholder in Adapteo’s Group Management Team.

Your responsibilities will include

- Manage and maintain the CEO’s schedule, appointments and travel arrangements, including prioritization of requests and managing conflicting demands
- Keeping track of the corporate calendar and coordinate, plan and prepare board and management team meetings including presentation decks, agenda and minutes
- Administration such as expense reporting and procurement requests on behalf of the CEO
- Plan and coordinate internal and external events as well as larger conferences and off-site gatherings
- Accompany on some travels where extra coordination is needed (very limited)
- Support and provides back up within monthly HR and Payroll administration
- Be the “go-to” person for support activities in the Head Office

Your profile

This is the perfect role a person who enjoys working in a growing and dynamic organization with highly engaged colleagues. We are looking for an experienced Executive Assistant with strong planning, coordination and communication skills. In addition to this we believe that you have:

- Experience from executive support, preferably in an international environment
- A strong eye for details and aim to deliver with quality
- High level of integrity and discretion in handling confidential information
- A service-minded and flexible approach with a can-do attitude
- Strong relationship building skills
- Excellent knowledge and experience of Microsoft Office
- The ability to work independently in setting priorities, excels in time management and can work efficiently and effectively in a fast-paced environment
- Fluency in written and spoken English and Swedish

What we offer

In this role you are given the opportunity to be part on our journey of Building Adaptable Societies and shaping the world in a sustainable way. Working closely to the CEO and senior management you will have a front row seat on this journey in an organization that dares to think new and challenge the ordinary.

At Adapteo, we always strive to develop our employees in the best way! Our promise to you is to provide you with opportunities for development in various ways. What we want in return is your commitment, proactivity and collaboration.

This is a permanent position starting as soon as possible. Your location will be in Solna, Sweden. Travelling is required occasionally.

Selection will be ongoing so apply as soon as possible. Applications can be submitted in both English and Swedish.

For questions regarding the role please reach out to Adapteo's SVP HR, Simon Persson tel. +46 70 224 9765, [email protected]

For questions regarding the process please reach out to Talent Acquisition & Employer Brand Partner Sonja Paganus: [email protected]

We are looking forward to your application!

Adapteo is the leading adaptable space partner in Northern Europe. We develop, build, rent out and sell adaptable buildings for schools, daycares, care centres, offices, and accommodation. With our modular and circular building solutions, our customers can transform, repurpose, scale up and scale down based on their changing needs. That is how we build adaptable and sustainable societies (see our circular film here). Adapteo has a building portfolio of 1.3 million square meters and operates in Sweden, Finland, Norway, Denmark, Germany, Belgium, the Netherlands and Lithuania. We currently number about 500 employees with head offices in Stockholm, Sweden and Vantaa, Finland. A majority of our revenues is generated by rental contracts from the public sector.

Adapteo’s core values provide a foundation for our business and our culture. Whether employee, customer or stakeholder, your experience of Adapteo should be of a company that is Proactive , Collaborative and Committed. Visa mindre

Executive Assistant to the President and CEO

Ansök    Jul 1    Adapteo Services AB    VD-sekreterare
Adapteo is searching for an experienced Executive Assistant to our newly appointed President and CEO, Johanna Persson, on our journey of Building Adaptable Societies. As a well-structured professional with a can-do-attitude, clear eye for detail and solid administration and communication skills you will be the perfect fit to our dynamic organization. Sounds interesting? Put in your application already today, we’d love to hear from you! As Executive Assist... Visa mer
Adapteo is searching for an experienced Executive Assistant to our newly appointed President and CEO, Johanna Persson, on our journey of Building Adaptable Societies. As a well-structured professional with a can-do-attitude, clear eye for detail and solid administration and communication skills you will be the perfect fit to our dynamic organization. Sounds interesting? Put in your application already today, we’d love to hear from you!

As Executive Assistant, you are the center of planning, scheduling and communication for Adapteo’s CEO, with whom you will have a close collaboration. You will be acting as the right hand of your manager being highly involved in the day-to-day life and planning of the CEO as well as other senior stakeholder in Adapteo’s Group Management Team.

Your responsibilities will include

- Manage and maintain the CEO’s schedule, appointments and travel arrangements, including prioritization of requests and managing conflicting demands
- Keeping track of the corporate calendar and coordinate, plan and prepare board and management team meetings including presentation decks, agenda and minutes
- Administration such as expense reporting and procurement requests on behalf of the CEO
- Plan and coordinate internal and external events as well as larger conferences and off-site gatherings
- Accompany on some travels where extra coordination is needed (very limited)
- Support and provides back up within monthly HR and Payroll administration
- Be the “go-to” person for support activities in the Head Office

Your profile

This is the perfect role a person who enjoys working in a growing and dynamic organization with highly engaged colleagues. We are looking for an experienced Executive Assistant with strong planning, coordination and communication skills. In addition to this we believe that you have:

- Experience from executive support, preferably in an international environment
- A strong eye for details and aim to deliver with quality
- High level of integrity and discretion in handling confidential information
- A service-minded and flexible approach with a can-do attitude
- Strong relationship building skills
- Excellent knowledge and experience of Microsoft Office
- The ability to work independently in setting priorities, excels in time management and can work efficiently and effectively in a fast-paced environment
- Fluency in written and spoken English and Swedish

What we offer

In this role you are given the opportunity to be part on our journey of Building Adaptable Societies and shaping the world in a sustainable way. Working closely to the CEO and senior management you will have a front row seat on this journey in an organization that dares to think new and challenge the ordinary.

At Adapteo, we always strive to develop our employees in the best way! Our promise to you is to provide you with opportunities for development in various ways. What we want in return is your commitment, proactivity and collaboration.

This is a permanent position starting as soon as possible. Your location will be in Solna, Sweden. Travelling is required occasionally.

Selection will be ongoing so apply as soon as possible. Applications can be submitted in both English and Swedish.

For questions regarding the role please reach out to Adapteo's SVP HR, Simon Persson tel. +46 70 224 9765, [email protected]

For questions regarding the process please reach out to Talent Acquisition & Employer Brand Partner Sonja Paganus: [email protected]

We are looking forward to your application!

Adapteo is the leading adaptable space partner in Northern Europe. We develop, build, rent out and sell adaptable buildings for schools, daycares, care centres, offices, and accommodation. With our modular and circular building solutions, our customers can transform, repurpose, scale up and scale down based on their changing needs. That is how we build adaptable and sustainable societies (see our circular film here). Adapteo has a building portfolio of 1.3 million square meters and operates in Sweden, Finland, Norway, Denmark, Germany, Belgium, the Netherlands and Lithuania. We currently number about 500 employees with head offices in Stockholm, Sweden and Vantaa, Finland. A majority of our revenues is generated by rental contracts from the public sector.

Adapteo’s core values provide a foundation for our business and our culture. Whether employee, customer or stakeholder, your experience of Adapteo should be of a company that is Proactive , Collaborative and Committed. Visa mindre

Executive Assistant

Ansök    Apr 14    AB Svenska Spel    VD-sekreterare
Nu söker vi efter en ny assistent till vår VD/affärsområdeschef för Sport & Casino! Så har du koll när ingen annan har koll? Gillar du ordning och reda? Då är det kanske dig vi söker! Vad kommer du att göra? Som executive assistant är du framförallt ett stort stöd till vår VD/affärsområdeschef men du är också spindeln i nätet för Sport & Casinos ledningsgrupp. Rollen innebär att du bland annat kommer att koordinera, driva och följa upp olika typer av led... Visa mer
Nu söker vi efter en ny assistent till vår VD/affärsområdeschef för Sport & Casino! Så har du koll när ingen annan har koll? Gillar du ordning och reda? Då är det kanske dig vi söker!

Vad kommer du att göra?

Som executive assistant är du framförallt ett stort stöd till vår VD/affärsområdeschef men du är också spindeln i nätet för Sport & Casinos ledningsgrupp. Rollen innebär att du bland annat kommer att koordinera, driva och följa upp olika typer av ledningsmöten, informationsmöten, event och projekt. Du utgör med andra ord ett viktigt stöd i all administration, planering och framtagande av t.ex. presentations- och kommunikationsmaterial. Du kommer att vara en nyckelspelare i att vi hela tiden ser till att rätt information sprids till rätt personer i rätt tid.

Vi värdesätter att du tar egna initiativ i ditt arbete och att du har förmågan att arbeta proaktivt för att hela tiden utveckla nya rutiner, processer samt underlätta det administrativa arbetet inom affärsområdet.

Utöver att du samarbetar tätt med affärsområdeschefen och affärsledningen kommer du även att samarbeta med andra kollegor inom Svenska Spel. Och då framförallt dina assistentkollegor men även kollegorna inom bland annat koncernsäkerhet, compliance och inköp.

Är du den som kommer att göra det?

Du tycker om att ge service, är strukturerad och trivs med att arbeta självständigt. Du är inte en person som tröttnar så lätt, du är uthållig och full av energi helt enkelt. Och att ta ansvar och dra uppgifter hela vägen in i mål ser du såklart som en självklarhet.

Vi tror du har minst två års erfarenhet av en liknande tjänst alternativt att du jobbat i en roll som administratör och koordinator för konferenser och event. Har du jobbat som assistent till VD och ledningsgrupp är det självklart mycket meriterande. Har du dessutom erfarenhet av projektledning och spelbranschen, ja då blir det en extra stjärna i kanten.

Du har även någon eftergymnasial utbildning som är relevant för tjänsten, t.ex. utbildning som executive assistant eller administration. Du behöver ha mycket goda kunskaper i Office 365, inklusive Teams och Sharepoint samt vara flytande i svenska i tal och skrift och ha mycket goda kunskaper i engelska. Har du dessutom erfarenhet av andra digitala verktyg och program är även det meriterande.

Vi är Svenska Spel

Vi är modiga, nyfikna och vi strävar efter enkelhet i allt vi gör. Vi vill att spel ska vara till glädje för alla - för våra medarbetare, kunder och gäster, för idrotten och för samhället i stort. Vi sponsrar idrottsrörelsen på alla nivåer, förebygger spelproblem och låter vinsten gå tillbaka till samhället.

Är du nyfiken på våra förmåner? Då hittar du dem här:
https://career.svenskaspel.se/pages/formaner

Om Sport & Casino

På Sport & Casino utvecklar vi spel och tjänster så som Stryktipset, Oddset och nätcasino både online och för butiker. I med- och motgång har vi stöttat våra svenska landslag i nästan 100 år. Det gör vi för att vi älskar sport och vi älskar spel.

Ansökan och kontaktuppgifter

Tjänsten är en tillsvidareanställning som inleds med sex månaders provanställning. Placeringsort är Solna, men hos oss jobbar vi där det passar bäst och ibland är det kontoret och ibland hemma.

Vill du veta mer om rekryteringsprocessen hittar du information här (https://career.svenskaspel.se/pages/rekrytering-pa-svenska-spel.). Eller så kan du alltid kontakta vårt TA-team på [email protected]. Bra att veta är att vi inte kan ta emot ansökningar via mail.

LI-HYBRID Visa mindre

Verksamhetskoordinator och vd stöd

Ansök    Nov 25    REGION STOCKHOLM    VD-sekreterare
Verksamhetskoordinator till Tobiasregistret Visst skulle du vilja arbeta i en verksamhet med ett meningsfullt och spännande uppdrag som verkligen gör skillnad för många människor? Är du en serviceinriktad person tycker om att ta ansvar och arbeta med omväxlande arbetsuppgifter? Då kanske vi har jobbet till dig! Vi söker nu en verksamhetskoordinator som rapporterar till vd, men kommer även att arbeta nära bolagets andra funktioner och medarbetare. I rol... Visa mer
Verksamhetskoordinator till Tobiasregistret
Visst skulle du vilja arbeta i en verksamhet med ett meningsfullt och spännande
uppdrag som verkligen gör skillnad för många människor? Är du en
serviceinriktad person tycker om att ta ansvar och arbeta med omväxlande
arbetsuppgifter? Då kanske vi har jobbet till dig!

Vi söker nu en verksamhetskoordinator som rapporterar till vd, men kommer även att arbeta nära bolagets andra funktioner och medarbetare.

I rollen som verksamhetskoordinator t erbjuds du ett omväxlande och ansvarsfullt arbete i en liten organisation med ett viktigt samhällsuppdrag. I din roll kommer du ha nytta av och kunna vidareutveckla din erfarenhet och kunskap om administration, service,
koordinering och kommunikation. För rätt person finns goda utvecklingsmöjligheter. Vi
månar om våra anställdas hälsa och har därför ett generöst friskvårdsbidrag.

Arbetet är självständigt och ansvarsfullt, med varierande arbetsuppgifter.

Tobiasregistret är det svenska registret för givare av blodstamceller och grundades år 1992 och ägs av Region Stockholm. Tobiasregistret matchar svårt sjuka patienter i behov av en blodstamscelltransplantation med lämpliga givare i Sverige eller utomlands.

Arbetsbeskrivning
Som koordinator ska du stödja vd i löpande administration samt vara ansvarig för utvecklingsprojekt, hantera styrelseadministration och bolagsformalia på uppdrag av Vd.
I arbetsuppgifterna ingår också administrering av bolagets beslut och avtal, inklusive diarieföring och arkivering. I uppdraget ingår också vissa personaladministrativa uppgifter i systemet heroma samt stöd till ekonomi och it-funktion.

 

Kvalifikationer
För arbetsuppgifterna krävs minst utbildning på gymnasienivå och kvalificerad erfarenhet av administrativt arbete arbete  exempelvis som vd -assistent. Du bör också ha arbetat i något personaladministrativt system och ekonomisystem  - exempelvis Heroma och Raindance.

Mycket god förmåga att uttrycka dig på svenska och engelska både i tal och skrift krävs.

Det är en fördel om du arbetat i offentlig verksamhet och/eller politiskt styrd organisation.
För att lyckas i rollen bör du vara serviceinriktad, tycka om att ta ansvar och arbeta för
och med människor.


Som person är du är trygg i dig själv och van att arbeta självständigt på ett
proaktivt sätt samt tar ansvar och strukturerar dina arbetsuppgifter. Vidare är du
flexibel och har lätt att anpassa dig till nya förutsättningar. Du är duktig på att skapa och underhålla nätverk. Det är viktigt att du har hög integritet både inom och utom organisationen och du är också mån om ett professionellt bemötande mot de som du träffar. 

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet. Personliga egenskaper som är viktiga i arbetet som verksamhetkoordinator är; personlig mognad, samarbetsförmåga, omdöme, strukturerad och lösningsorienterad.

 
 

Tobiasregistret är det svenska nationella registret för potentiella givare av blodbildande stamceller. Syftet med verksamheten är att rädda liv genom att ge svårt sjuka patienter i behov av blodstamceller möjlighet att hitta en obesläktad givare. Registret består av frivilliga donatorer, samt den nationella biobanken för navelsträngsblod.



Varje år görs flera tusen sökningar efter passande givare i Tobiasregistret. Motsvarande register finns på många andra håll i världen, med vilka man samarbetar. Sammanlagt är mer än 36 miljoner personer registrerade som potentiella stamcellsdonatorer. Tobiasregistret utför ett nationellt uppdrag, och ägs av Region Stockholm. https://www.tobiasregistret.se/

 


Vi eftersträvar jämställdhet och jämlikhet på vår arbetsplats och ser gärna sökande med olika bakgrund och förutsättningar.


Vi tar endast emot ansökningar via detta system. Ansök genom att klicka på knappen ”Sök tjänsten”. Ansökningar per brev eller e-post beaktas inte. Vi undanber oss direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt säljare av ytterligare jobbannonser.


Vårt rekryteringssystem kan inte hantera anonyma ansökningar eller sökande med skyddad identitet. Om du har skyddad identitet ber vi dig att kontakta den kontaktpersonen som finns angiven i annonsen. Din ansökan kommer då att hanteras utanför rekryteringssystemet. Du bör även vara försiktig med vilken information du lämnar i din ansökan och endast ta med information som är relevant för den aktuella befattningen.


Region Stockholm ansvarar för hälso- och sjukvård, kollektivtrafik, regional utveckling och bidrar till kulturlivet. Varje dag, dygnet runt. I landets snabbaste växande region. Tillsammans skapar vi Europas attraktivaste storstadsregion.
http://www.sll.se/ Visa mindre

Executive Assistant to Euromaint headquarters

Ansök    Apr 22    Euromaint Rail AB    VD-sekreterare
Euromaint is looking for an Executive Assistant to headquarters in Solna Euromaint offers qualified technical maintenance to our customers and have almost 1000 employees around in Sweden. We are looking for an Executive Assistant that will support our CEO Gorka Tamayo and or senior-level managers with administrative- and business-related tasks. The Executive Assistant will contribute to the efficiency of our business by providing personalized and timely ... Visa mer
Euromaint is looking for an Executive Assistant to headquarters in Solna

Euromaint offers qualified technical maintenance to our customers and have almost 1000 employees around in Sweden. We are looking for an Executive Assistant that will support our CEO Gorka Tamayo and or senior-level managers with administrative- and business-related tasks.

The Executive Assistant will contribute to the efficiency of our business by providing personalized and timely support. You will be helping, organizing and supporting the team with tasks that results in a more efficient way of working. To be a good support for the team we believe you have outstanding organizational and time management skills, the ability to see both the big picture and the details to be one-step a head in planning and supporting. We believe you are service minded and enjoys structuring and organizing your co-workers work life! Since Gorka and several of our senior-level managers are foreign you will be communicating in English, translate information and guide within Swedish culture/laws/regulations in a Nordic/International environment.

The Executive assistant will also work towards the organisation by acting as the contact person for facility related topics (at headquarters), coordinating events and working closely with HR and Communication.

We believe you have a lot of patience, are known in the office as the “fixer” and enjoy working both independent and in teams. You have worked in similar positions before and are experienced with working with confidential information, with plenty of tasks on your plate and always leaving your desk a little more efficient than the day before.

We believe that you are motivated by developing processes and work in a structured manner where you will be involved and influence the work going forward in an environment that have a high focus to develop the company for the future.

Tasks and responsibilities

- Acting as the point of contact among executives, employees, clients and other external partners.
- Managing executives’ calendars and set up meetings.
- Make travel and accommodation arrangements.
- Act as an office manager and performing office duties that include ordering supplies and keeping the office in great standard.
- Format information for internal and external communication - memos, emails, presentations, reports in cooperation with Communication responsible.
- Preparing, reading and/or analysing financial statements, reports, memos, invoices letters, and other documents.
- Filing, organizing, maintaining and retrieving corporate records, documents, and reports.
- Researching and conducting data to prepare documents for review and presentation by boards of directors, committees, and executives.
- Helping prepare for meetings and take minutes during meetings.
- Provide general administrative support.


Experience and competence

- A BSc degree within Business Administration or other relevant field or 10+ years experience in a similar role.
- 5+ years experience in similar roles.
- Excellent knowledge in MS office and other office gadgets, software, and applications.
- Ability to organize a daily workload by priorities and must be able to meet deadlines in a fast-paced quickly changing environment.
- A proactive approach to problem-solving with strong decision-making skills.
- Previous experience from maintenance, construction, or automotive industry.
- Excellent verbal and written communications skills in both English and Swedish.
- Experience of event planning/coordination.
- Experience of working in an international company.


About the employment

The position will start with a 6-month probation period before turning into a permanent employment. The position is on fulltime. We are looking for this position to begin as soon as possible and accept applications on an ongoing basis. We apply an ongoing selection, so do not wait to submit your application. Please follow the link below to apply.

If you have any questions regarding the job, you can contact [email protected]. Note - we do not accept any applications via email.

We need your application no later than 13 May 2022.

Welcome with your application!



Euromaint Rail

Euromaint offers qualified technical maintenance that meets customers' needs for well-functioning vehicle fleets. Our comprehensive range of maintenance and rebuilding services includes qualified technical maintenance, spare parts supply, vehicle modification and component services. Our expertise covers all types of rail vehicles for passenger and freight traffic as well as infrastructure. We have a network of workshops from Luleå in the north to Malmö in the south. Many of Sweden's leading specialists in maintenance of railway vehicles work for us. Euromaint has a turnover of 1 481 MSEK and approximately 980 employees (2020). Euromaint is owned by the Spanish train manufacturer CAF since July 2019. Read more at www.euromaint.com Visa mindre

Executive Assistant sökes till Getinge

Ansök    Mar 23    Wise Professionals AB    VD-sekreterare
Hur ser en vanlig dag ut? I rollen som Executive Assistant på Getinge och Critical Care kommer din huvuduppgift vara att supportera, prioritera och organisera alla aktiviteter för Vice President, Elin Frostehav, och fungera som hennes högra hand. Du kommer även att ingå i Critical Cares ledningsgrupp som består av 11 medlemmar och du ansvarar för hela årshjulet kring ledningsgruppen.  Här är ingen dag den andra lik och Getinge erbjuder ett omväxlande... Visa mer
Hur ser en vanlig dag ut?

I rollen som Executive Assistant på Getinge och Critical Care kommer din huvuduppgift vara att supportera, prioritera och organisera alla aktiviteter för Vice President, Elin Frostehav, och fungera som hennes högra hand. Du kommer även att ingå i Critical Cares ledningsgrupp som består av 11 medlemmar och du ansvarar för hela årshjulet kring ledningsgruppen. 



Här är ingen dag den andra lik och Getinge erbjuder ett omväxlande arbete där vi vill att du gör din röst hörd, ställer frågor och ger insikter där andra kan ha missat något.

Du kommer även att arbeta tätt tillsammans med kommunikationsteamet för att säkerställa att de interna kommunikationsplanerna genomförs. Du kommer också att ta ett samordnande ansvar för tre assistenter inom Critical Care.



På Getinge får du möjlighet att delta i många olika projekt och du fungerar som ett bollplank till Elin och ledningsgruppen i olika frågor – högt som lågt. Exempel på arbetsuppgifter och ansvarsområden som ingår i rollen:

·      Kalender- och mailhantering för Elin.

·      Ansvara - och planera för den årliga möteskalendern för ledningsgruppen

·      Delta på ledningsgrupps- och andra interna/externa möten där du assisterar eller samarbetar med Elin för att säkerställa uppföljning och åtgärdsplaner

·      Arrangera och genomföra både live- och digitala evenemang

·      Ansvara för att samordna genomförandet av intern kommunikationsplan

·      Samordning av assistenter inom Critical Care i Solna & Feldkirchen.

·      Dessutom har du möjlighet att vara involverad i engångsprojekt och initiativ – generellt ska du vara redo att bidra över hela verksamheten och tillhandahålla struktur och organisation där det är möjligt.

·      Övrig administration som hantering av utlägg, kvitton och avtal

Vem söker vi?

Vi söker dig som har erfarenhet från en liknande roll under minst tre år, gärna från en internationell miljö. Vi ser att du har intresse och förståelse för intern kommunikation och gillar du att själv skriva så är det ett stort plus. Du är van att hantera konfidentiellt material och du kommunicerar obehindrat på både svenska och engelska. Vidare har du en god teknisk förmåga och har tidigare arbetat med olika digitala plattformar.

Som person söker vi dig som självständig tar dig an uppgifter och som är en naturlig ledare. Du är den som kommer ihåg allt och där inget faller mellan stolarna. Troligtvis så är det just ordning och reda som är din drivkraft. Du är pålitlig, nyfiken och van vid att arbeta proaktivt och du har förmågan att alltid ha ett helikopterperspektiv över verksamheten och dess årshjul. För att vara framgångsrik i rollen behöver du ha en koordinerande och administrativ ådra där du prestigelöst tar dig an olika typer av arbetsuppgifter. I din roll agerar du gatekeeper och du är expert på kalenderhantering och du vet hur du ska prioritera och hantera ett stort inflöde av olika uppgifter. Du är strukturerad och detaljorienterad och har en förmåga att snabbt bygga nätverk/partnerskap i hela organisationen. Även om du inte vet hur en uppgift ska lösas så vet du alltid vem du ska fråga.

Du vill alltid ligga steget före och på så sätt kunna underlätta för din omgivning. Ser du något som behöver fixas eller stödjas tvekar du inte att kliva in. Vidare har du en positiv attityd och bemöter alltid människor i din omgivning på ett professionellt och trevligt sätt, såväl kollegor som andra samarbetspartners.

Om Getinge

Getinge är en global leverantör av innovativa lösningar för operationssalar, intensivvårdsenheter, sterilcentraler samt företag och institutioner inom Life Science-området. Vi har över 10 000 medarbetare och bedriver verksamhet i fler än 40 länder.

Getinge erbjuder dig en fantastisk möjlighet att arbeta i en global miljö med världsledande teknik och tjänster. Du kommer att arbeta tätt tillsammans med en modern ledare som tror på kraften i starka team. Du kommer att kunna arbeta i ett företag med en öppen miljö, där din input är högt värderad och uppskattad. Din chef är dedikerad till att stödja dig i din framtida utveckling, vilket ger dig verktygen för att växa och lyckas. Du kommer att ha ett flexibelt arbete med möjlighet att deltidsarbete var som helst.

Nyfiken på att veta mer?

I den här rekryteringen samarbetar Getinge med The Pace/Wise Professionals. Har du frågor om tjänsten eller undrar hur processen ser ut framöver är du välkommen att kontakta ansvariga rekryteringskonsulter Clara Forsberg, [email protected] eller Christina Stenbeck, [email protected].

Vi går igenom ansökningarna löpande och tjänsten kan komma att tillsättas före sista ansökningsdatum. Vänta därför inte med att skicka in din ansökan.

Vi tar tyvärr inte emot ansökningarna via mail, utan du söker enkelt med ditt CV eller din LinkedIn-profil på www.wise.se och du får då svara på tre korta frågor. Om du går vidare i processen kommer du inom några dagar att få genomföra två arbetspsykologiska tester. Vi vill nämligen tidigt i processen samla in så mycket fakta som möjligt för att vi ska kunna göra den bästa matchningen. Som kandidat får du göra testerna tidigt i processen eftersom vi vill säkerställa ett objektivt, fördomsfritt och rättvist urvalsarbete. Visa mindre

Executive assistant till kund i Solna

Ansök    Nov 15    Randstad AB    VD-sekreterare
Arbetsbeskrivning Har du erfarenhet som chefsassistent eller assistent till ledningsgrupp? Är du en strukturerad och serviceinriktad person som vill arbeta med varierande arbetsuppgifter? Då tror vi att du skulle trivas som Executive Assistant. Vi erbjuder en utvecklande roll i ett stort etablerat företag med placering i fina lokaler i Stockholm. Låter det som något för dig? Då är du varmt välkommen med din ansökan till oss redan idag!  Ansvarsområden Rol... Visa mer
Arbetsbeskrivning
Har du erfarenhet som chefsassistent eller assistent till ledningsgrupp? Är du en strukturerad och serviceinriktad person som vill arbeta med varierande arbetsuppgifter? Då tror vi att du skulle trivas som Executive Assistant. Vi erbjuder en utvecklande roll i ett stort etablerat företag med placering i fina lokaler i Stockholm. Låter det som något för dig? Då är du varmt välkommen med din ansökan till oss redan idag! 

Ansvarsområden
Rollen som Executive Assistant innebär en varierad arbetsdag med högt tempo. Du arbetar dedikerat  gentemot företagets VD samt personer i ledningsgruppen och avlastar deras administrativa behov. Syftet med rollen är att finnas behjälplig genom att supporta och stötta cheferna för att underlätta deras dagliga arbete. Rollen kräver att en har hög grad av integritet, och känner sig bekväm med att arbeta självständigt som i större grupp. Exempel på arbetsuppgifter kan vara: 


Sköta kalender, e-mailhantering samt koordinera möten och konferenser. 
Ordna presentationer i PowerPoint. 
Administrera reseräkningar, fakturor, utlägg och tidrapportering.
Boka resor och hotell


Arbetstider
Heltid. Interimuppdrag start omgående
Arbetstider är måndag – fredag. 

Kvalifikationer
För att vara aktuell har du: 


Något eller några års erfarenhet av liknande roll 
Goda kunskaper i Officepaketet 
Mycket goda kunskaper i svenska och engelska, tal och skrift 
Har du erfarenhet av SAP är det meriterande 


Ansökan
2021-11-24, urval och intervjuer kommer att ske löpande. Tjänsten kan komma att bli tillsatt innan sista ansökningsdag, ansök därför så snart som möjligt. 


För information: Josefin Berg | Talent Sourcer | [email protected]

Om företaget
Med över 600 000 anställda i omkring 40 länder är Randstad världsledande inom HR-tjänster och erbjuder bemannings-, konsult- och rekryteringslösningar inom alla kompetensområden. Vi erbjuder även interim management, executive search och omställningstjänster. Vi har ett stort nätverk av bolag och kandidater vilket innebär att vi förmedlar hundratals jobb inom olika branscher, från Kiruna i norr till Malmö i söder. Vår ambition är att vara den bästa arbetsgivaren på marknaden. Genom att kombinera vår passion för människor med kraften i dagens teknologi hjälper vi människor och organisationer att nå deras sanna potential. Vi kallar det Human Forward. Visa mindre

VD-assistent till bolag på Solna

Om tjänsten Är du strukturerad och noggrann? Gillar du att jobba administrativt och vara behjälplig för andra? Då kanske detta är din nästa roll! KFX HR-partner söker nu en VD-assistent för ett uppdrag i Solna. Vi söker dig som har tidigare erfarenhet inom rollen och är redo för att pröva något nytt Om oss KFX HR-partner är ett auktoriserat rekrytering, bemanning och omställningsföretag. Vi är mycket måna om att du ska trivas hos oss och på din kundarbet... Visa mer
Om tjänsten
Är du strukturerad och noggrann? Gillar du att jobba administrativt och vara behjälplig för andra? Då kanske detta är din nästa roll! KFX HR-partner söker nu en VD-assistent för ett uppdrag i Solna. Vi söker dig som har tidigare erfarenhet inom rollen och är redo för att pröva något nytt

Om oss
KFX HR-partner är ett auktoriserat rekrytering, bemanning och omställningsföretag. Vi är mycket måna om att du ska trivas hos oss och på din kundarbetsplats. Hos oss är du en viktig och uppskattad person, både som anställd och som kollega. Vi är enormt stolta att ha funnits i branschen i mer än 30 år. Vårt mål är att vara bemanningsbranschens bästa arbetsgivare, därav värdesätter vi dina åsikter högt och är lyhörda.

Arbetsuppgifter
Huvudsakliga uppgifter för rollen som VD-assistent är att:
- Assistera ledningen med administrativa uppgifter och planering
- Hantera kalender och mail
- Sköta resebokningar
- Planera konferenser och utbildningar
- Korrekturläsa och skriva texter på Svenska och Engelska


Kvalifikationer
Vi ser gärna att du är en person som är strukturerad och noggrann i ditt arbete. Vi ser även att du är:
- Erfarenhet av liknande roll sedan innan
- Van av att hantera Officepaketet, främst word och powerpoint.
- Bekväm i tal och skrift i såväl Svenska som Engelska


Övrigt
Tjänsten är en visstidsanställning på 1 år med start 1 januari 2022. Urval sker löpande och tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdag. Känner du dig redo tycker vi att du ska fylla i din ansökan redan idag. Vi tar ej emot ansökningar via mail eller telefon utan hänvisar dig till att söka tjänsten via vår hemsida.

För att få mer information om tjänsten är du välkommen att kontakta ansvarig rekryterare Lisa Hägglund på 08-663 99 00 eller maila på [email protected] och specificera vilken tjänst du har frågor kring i ditt mail. Vi arbetar med löpande urval, sök därför tjänsten redan idag!
Välkommen in med din ansökan! Visa mindre

Ledningsstöd Inköp & Kategori - Coop Sverige

Ansök    Sep 13    Coop Sverige    VD-sekreterare
Är du redo för att ta ett ordentligt steg i din utveckling inom dagligvarubranschen? Coop befinner sig i en spännande utvecklingsfas och söker nu dig som vill anta det spännande uppdraget att agera högra hand till direktören för affärsområdet Inköp & Kategori. En bred roll där du kommer att få en mycket god inblick i affärsområdets affärer. I rollen som Ledningsstöd stödjer du affärsområdesdirektören i arbetet med att koordinera, dokumentera, uppdate... Visa mer
Är du redo för att ta ett ordentligt steg i din utveckling inom dagligvarubranschen?

Coop befinner sig i en spännande utvecklingsfas och söker nu dig som vill anta det spännande uppdraget att agera högra hand till direktören för affärsområdet Inköp & Kategori. En bred roll där du kommer att få en mycket god inblick i affärsområdets affärer.

I rollen som Ledningsstöd stödjer du affärsområdesdirektören i arbetet med att koordinera, dokumentera, uppdatera, kvalitetssäkra och följa upp de prioriterade aktiviteterna och projekten inom affärsområdet samt svarar för att assistera affärsområdesdirektören i affärsområdets planering. Arbetet är mycket omväxlande och omfattande och inkluderar högt som lågt. Du ansvarar för planering, koordinering och dokumentation av affärsområdets ledningsmöten och deltar i olika projekt och förberedelser inför ledningsmöten. Du projektleder återkommande event för Coops leverantörer och medarbetare. I rollen ingår även ansvar för utveckling och förvaltning av affärsområdets leverantörsportal, ett viktigt verktyg för kommunikation med Coops leverantörer.

Rollen ger en god inblick i Inköp & Kategoris affärer och delområden, och tjänsten är ett bra steg för vidareutveckling inom hela organisationen.

Huvudsakliga arbetsuppgifter:
- Sammanställning och hantering av mötesunderlag, mötesnoteringar och månadsrapporter
- Hantering av affärsområdesdirektörens agenda och vardag
- Support till övrig affärsområdesledning vid särskilda behov
- Agera kontaktperson för allmänna Inköp & Kategori-frågor och kanalisera ärenden rätt
- Utveckling och förvaltning av Coop Leverantörsportal
- Ansvar för tydligt definierade projekt inom affärsområdet samt säkerställa att arbetet följer beslutad tidsplan och budget
- Deltagande i olika tvärfunktionella projekt inom Coop
- Fakturahantering
- Projektledning av evenemang, konferenser och mässor

Tjänsten är en tillsvidareanställning på heltid på huvudkontoret i Solna.
Utbildning:
Universitets-/högskoleutbildning eller motsvarande.

Vi söker dig med en god analytisk förmåga, hög arbetskapacitet, flexibilitet och integritet med målsättningen att utvecklas vidare inom Coop. Vi tror att du har arbetat ett par år alternativt håller på att avklara eller har nyligen avklarat civilekonomexamen eller motsvarande. Erfarenhet av projektledning och inköps-, kategori- och förhandlingsarbete är meriterande, liksom utlandserfarenhet samt arbete och engagemang utanför studierna.

Erfarenhet/särskild kompetens:

- Mycket goda kunskaper i svenska och engelska
- Mycket goda kunskaper i Office-paketet
- Tidigare arbetslivserfarenhet som konsult, inom projektledning eller inom handel och FMCG är meriterande

Personliga egenskaper:
Som person har du mycket god planeringsförmåga och förmåga att skapa och bibehålla överblick över arbetet. Du är drivande, med ett stort engagemang och god ledar- och samarbetsförmåga. I denna roll är det av stor vikt att du har god förmåga att uttrycka dig väl i tal och skrift samt är mycket tydlig i din kommunikation med andra inom organisationen.

Kontaktpersoner

Fackliga representanter
Elisabeth Andersson | Handels tjänstemän | 010-742 60 77
Håkan Johansson | KTF | 010-743 12 64
Johan Holmgren | Saco | 010-7431076

Urval sker löpande och tjänsten kan tillsättas innan sista ansökningsdag.

Coop är unikt! Det är lätt att tro att alla matbutiker är lika. Samma varor på hyllorna, samma kundvagnar och så kassan vid utgången. Men Coop är annorlunda eftersom vi ägs av våra 3,5 miljoner medlemmar. Det är vad som gör oss unika. Det ger oss också ett extra stort ansvar, men också extra stora möjligheter.

Coop är en av Sveriges största arbetsgivare och vi drivs av uppgiften att ge alla tillgång till den goda maten. Vi är inne i en spännande förändringsresa mot att vara den goda kraften i mat-Sverige. Vi ska förenkla vardagen och ge alla tillgång till goda råvaror – något som är bra för både kropp, själ och vår miljö.

Coop har länge levt i framkant och förverkligat vikten av ekologiskt tänkande. Vår fisk är certifierad, hönsen utsläppta och vårt egna varumärke Änglamark är utsett till Sveriges Grönaste Varumärke - men vår resa slutar inte där.

Tillsammans med våra medarbetare arbetar vi varje dag tillsammans med våra kunder för att fortsätta vara bäst på hållbar utveckling och nu satsar vi ännu mer på att sprida matglädje och mer kärlek till bra råvaror.

Tillsammans kan och ska vi bli den goda kraften i mat-Sverige!

Coop värdesätter kvaliteter som en jämn ålders- och könsfördelning samt etnisk och kulturell mångfald tillför verksamheten. Visa mindre

VD-assistent Cepheid

Ansök    Jan 26    Cepheid AB    VD-sekreterare
Vi söker nu en vass stjärna till att axla rollen som VD-assistent till Cepheid i Solna! Cepheid är ett av världens snabbast växande företag inom molekylärdiagnostik. Företagets unika diagnostikplattform används över hela världen och gör en skillnad för patienter eftersom diagnos och val av behandling underlättas av testresultaten. Cepheid erbjuder ett brett sortiment av diagnostikprodukter inom virologi, bakteriologi och onkologi som kan möta morgondagen... Visa mer
Vi söker nu en vass stjärna till att axla rollen som VD-assistent till Cepheid i Solna!


Cepheid är ett av världens snabbast växande företag inom molekylärdiagnostik. Företagets unika diagnostikplattform används över hela världen och gör en skillnad för patienter eftersom diagnos och val av behandling underlättas av testresultaten. Cepheid erbjuder ett brett sortiment av diagnostikprodukter inom virologi, bakteriologi och onkologi som kan möta morgondagens krav på säker, snabb och flexibel diagnostik såväl i västvärlden som i länder med begränsade resurser.


Rollen som VD assistent innebär att du kommer att arbeta mycket nära VD och bolagets ledningsgrupp (LG). Du har ett brett ansvarsområde där dina arbetsuppgifter för dagen kan se olika ut beroende på vad som händer i bolaget och vad som är prioriterat just för stunden. Primärt kommer du att stötta våran VD med förekommande arbetsuppgifter:


· delta i planering och genomförande av ledningens arbete
· förbereder underlag till olika möten
· skapar presentationer
· för protokoll och hanterar rese- och mötesbokningar
· ansvara för logistik kring ex LGs besök och lunchmöten


Den här rollen är en samordnande funktion som ser till att viktig information når berörda personer och funktioner, och du säkerställer att kalendern för VD och LG alltid är uppdaterad.


För att lyckas i rollen har du ett professionellt och kvalitetsmedvetet förhållningssätt, är lojal och har hög integritet. Den ideala kandidaten har även lätt för att växla och prioritera mellan olika arbetsuppgifter utifrån verksamhetens behov utan att göra avkall på kvaliteten. Vidare är du prestigelös i att utföra både enklare och mer kvalificerade uppgifter. Personliga egenskaper som är viktiga är att du är pålitlig, lugn och fokuserad i stressade situationer. Visa mindre

Executive Assistant till ICA Sverige i Solna

Ansök    Mar 2    Randstad AB    VD-sekreterare
Arbetsbeskrivning ICA Sverige Verksamhetsutveckling och IT söker en erfaren Executive Assistant till CIO!  VUIT (Verksamhetsutveckling och IT) ansvarar för verksamhetsutveckling och IT inom hela ICA Sverige. I ansvaret ingår drift, förvaltning och utveckling av ICA Sveriges applikationer och verksamhetsprocesser. Med utgångspunkt i ICA-Gruppens och ICA Sveriges strategier ansvarar vi för en utvecklingsplan som är förankrad i såväl verksamhet som i arkitekt... Visa mer
Arbetsbeskrivning
ICA Sverige Verksamhetsutveckling och IT söker en erfaren Executive Assistant till CIO! 
VUIT (Verksamhetsutveckling och IT) ansvarar för verksamhetsutveckling och IT inom hela ICA Sverige. I ansvaret ingår drift, förvaltning och utveckling av ICA Sveriges applikationer och verksamhetsprocesser. Med utgångspunkt i ICA-Gruppens och ICA Sveriges strategier ansvarar vi för en utvecklingsplan som är förankrad i såväl verksamhet som i arkitekturell målbild och som skapar mervärden för våra kunder och butiker. VUIT fokuserar på att driva affärsvärde genom nära samarbete med verksamheten, innovation och nya arbetssätt. 



Ansvarsområden
Här får chansen att arbeta med ett stort team som håller högt tempo. Du kommer arbeta nära CIO och stötta henne i stort och smått. Det här en fantastisk möjlighet för dig som vill utvecklas i assistentrollen. Om du har ett stort eget driv och är van vid att arbeta via digitala verktyg, ha många kontaktytor och trivs i en social och kommunikativ roll så kan detta vara något för dig. 

Exempel på arbetsuppgifter och ansvarområden som ingår i rollen: 
• Proaktiv planering av CIO:s kalender och tid
• Samordning av möten, inbjudningar och agendor i en komplex organisationsstruktur med en stor ledningsgrupp
• Strukturera ledningsgruppens årsplanering och mötesagendor
• Självständigt skapa olika underlag och presentationer till de forum som CIO är engagerad i
• Hantera och driva information internt och externt
• Driva och medverka i varierande projekt

Kvalifikationer
Vi förmodar att du känner igen dig i beskrivningen och arbetar med liknande arbetsuppgifter idag. Din omgivning skulle beskriva dig som en noggrann person som gillar att få saker ur händerna. Vidare har du en förmåga att nå ut i en verksamhet genom din kommunikativa sida och din energi och positivitet är verkligen dina typiska karaktäristiska drag. Som person har du en ödmjuk pondus och är väldigt trygg både i dig själv och även i din arbetsroll. Du behöver vara en van användare av MS Office, Office 365 och Sharepoint . 

Ansökan
2021-03-09, urval och intervjuer kommer att ske löpande. Tjänsten kan komma att bli tillsatt innan sista ansökningsdag, ansök därför så snart som möjligt. 


För information: Josefin berg, [email protected] 

Om företaget
ICA Gruppen är ett av Nordens ledande detaljhandelsföretag med verksamhet inom mat och måltider, bank, apotek, specialvaror och fastigheter. ICAs värderingar grundar sig på enkelhet, engagemang och entreprenörskap. Balansen mellan individens drivkraft och kraften i det gemensamma är en del av vår framgång. Har du vilja och egna idéer finns en mängd möjligheter att lyckas hos oss. Visa mindre

VD-assistent sökes till spännande bolag i Solna!

Jurek Rekrytering & Bemanning erbjuder ett komplett utbud av bemannings- och rekryteringstjänster. Vi rekryterar och hyr ut alltifrån studenter till yrkesverksamma akademiker med mångårig erfarenhet och specialistkompetens. Våra uppdrag är främst inom juridik, ekonomi, HR, marknad och administration. Arbetsbeskrivning Vi söker nu en VD-assistent till ett spännande bolag i Solna. Du kommer att hantera kalender- och mejlinkorg för VD samt resebokni... Visa mer
Jurek Rekrytering & Bemanning erbjuder ett komplett utbud av bemannings- och rekryteringstjänster. Vi rekryterar och hyr ut alltifrån studenter till yrkesverksamma akademiker med mångårig erfarenhet och specialistkompetens. Våra uppdrag är främst inom juridik, ekonomi, HR, marknad och administration.

Arbetsbeskrivning
Vi söker nu en VD-assistent till ett spännande bolag i Solna. Du kommer att hantera kalender- och mejlinkorg för VD samt resebokning och planering för VD och ledningsgrupp. Vidare kommer du att förbereda inför ledningsgruppsmöten och ansvara för protokollföring såväl som att förbereda presentationer i PPT. Du kommer även att vara delaktig i att planera och koordinera konferenser, möten och event - ofta med internationell karaktär.

Din profil
Vi söker dig med mångårig erfarenhet från rollen som VD-assistent eller Executive Assistant - och som brinner för att ge god service. Vi tror att det som kännetecknar dig är:

• Att du gillar ordning och reda - och arbetar på ett strukturerat och organiserat sätt
• Din förmåga att ligga steget före och snabbt anpassa dig efter nya förutsättningar
• Att du har en god förmåga att prioritera bland dina arbetsuppgifter
• Att du tycker om att leverera service på stjärnnivå!
• Att du är kommunikativ och har lätt att uttrycka dig på både svenska och engelska
• Din goda förmåga i Office-paketet med särskilt fokus på Word och Powepoint

Du erbjuds
Detta är ett konsultuppdrag via Jurek Rekrytering & Bemanning med start omgående, och för rätt person kan det finnas möjlighet till överrekrytering. Vid frågor kring tjänsten är du varmt välkommen att kontakta ansvarig konsultchef Angeliqa Haapanen på [email protected].

Om företaget
Jurek Rekrytering & Bemanning erbjuder ett komplett utbud av bemannings- och rekryteringstjänster. Vi rekryterar och hyr ut alltifrån studenter till yrkesverksamma akademiker med mångårig erfarenhet och specialistkompetens. Våra uppdrag är främst inom juridik, ekonomi, HR, marknad och administration.

Sökord: VD-assistent, Executive Assistant, Assistant, Chefsassistent, Service, Administration, Administratör, Executive PA, Personal Assistant, PA, Office Manager, Coordinator, Management Assistant, Administrativ assistant. Visa mindre

SSM söker en erfaren GD - sekreterare

Vill du bidra till att göra samhället strålsäkert? GD-staben är under uppbyggnad och ska utgöra generaldirektörens särskilda rådgivare i myndighetsövergripande frågor såsom generella förvaltningsfrågor, kontakter med regeringskansliet samt arrangemang som generaldirektören deltar i. Samhällsviktiga arbetsuppgifter Vi erbjuder dig ett arbete där du får • ge praktisk service för att underlätta GD:s vardag, exempelvis mötesbokningar resebokningar, se till a... Visa mer
Vill du bidra till att göra samhället strålsäkert?
GD-staben är under uppbyggnad och ska utgöra generaldirektörens särskilda rådgivare i myndighetsövergripande frågor såsom generella förvaltningsfrågor, kontakter med regeringskansliet samt arrangemang som generaldirektören deltar i.

Samhällsviktiga arbetsuppgifter
Vi erbjuder dig ett arbete där du får

• ge praktisk service för att underlätta GD:s vardag, exempelvis mötesbokningar resebokningar, se till att det finns relevant underlag inför möten, expediera GD:s beslut, publicera beslut på intranätet, administrera insynsrådets möten samt föra anteckningar vid dessa
• administrera GD-föredragningar och säkerställa att GD har relevant underlag lättillgängligt
• iordningställa pärmar med relevant underlag inför resor
• ta emot besökare och hantera frågor kring föredragningar samt interna och externa mötesförfrågningar
• hantera GD:s e-post, vidarebefordra ärenden för diarieföring och fördelning, samla ihop mötesförfrågningar och stämma av dessa med GD
• hantera GD:s inkommande samtal, tidredovisning, reseräkningar och annat i SSM:s IT-stödsystem.

Anställningen är en tillsvidareanställning med start enligt överenskommelse. Vi tillämpar som regel sex månaders provanställning.  Du kan komma att krigsplaceras och ingå i myndighetens krisorganisation. Säkerhetsprövning med registerkontroll enligt säkerhetsskyddslagen (2018:585) genomförs innan beslut om anställning fattas. I vissa fall krävs svenskt medborgarskap.

Är du den vi söker?
Du har
• relevant utbildning på gymnasienivå eller motsvarande förvärvad erfarenhet som vi bedömer likvärdig
• flerårig erfarenhet av att självständigt ha arbetat som administrativt stöd till högre chef, gärna på högsta nivå och i statlig verksamhet
• mycket god förmåga att uttrycka dig på svenska i tal och skrift
• god förmåga att uttrycka sig på engelska i tal och skrift.

Det är meriterande om du har
• erfarenhet av arbete på Strålsäkerhetsmyndigheten eller dess föregångare
• ytterligare språkkunskaper i EU-språk.

För att fungera bra i rollen som GD-sekreterare behöver du
• ha en högt utvecklad förmåga att ge service samt förutse behov och på eget initiativ åtgärda dessa
• ha hög integritet, vara lojal mot ditt uppdrag samt har förmåga att värna uppdragsgivarens tid
• ha en stor personlig mognad och gott omdöme
• ha förmåga att självständigt driva och slutföra arbetsuppgifter
• ha ett strukturerat arbetssätt, en god administrativ förmåga  samtidigt som du är flexibel och har lätt att göra ständiga omprioriteringar utifrån uppdragsgivarens behov
• ha förmågan att vara både noggrann och snabb 
• ha god samarbetsförmåga och vara prestigelös.

Vi förutsätter att du har en hög säkerhetsmedvetenhet och att du kan arbeta enligt myndighetens värdegrund, såväl som den statliga värdegrunden.

Att jobba hos oss
Strålsäkerhetsmyndigheten arbetar pådrivande och förebyggande för att skydda människor och miljö från oönskade effekter av strålning. Våra drygt 300 medarbetare har djupa och breda kunskaper inom strålskydd och kärnsäkerhet och vi arbetar aktivt med informationssäkerhet, säkerhetskultur och civilt försvar. Hos oss får du förtroende och utrymme att använda och utveckla din spetskompetens i komplexa frågor med långsiktig betydelse för människor, samhälle och miljö. Vi har ett stort internationellt nätverk och samarbetar med bland annat IAEA och OECD/NEA. För oss är det viktigt att våra medarbetare kan kombinera yrkesliv och privatliv. Sedan den 1 oktober har myndigheten verksamhet i både Solna och Katrineholm. Tjänsten är placerad i Solna/Katrineholm.

Du som söker tjänsten kan välja mellan att vara placerad i Solna eller i Katrineholm, resor mellan orterna kommer att förekomma.

Läs om våra villkor och förmåner

Kontakt och ansökan
Vill du veta mer om tjänsten eller rekryteringsprocessen? Kontakta HR-generalist Pia Johansen telefon 08-799 43 79.

Fackliga företrädare är Lars Bennemo, Saco-S, telefon 08-799 41 99, och Michael Wallin, ST, telefon 08-799 42 87.

Välkommen med din ansökan senast den 5 september 2019.

Ange önskad placeringsort i ansökan!

Mer om oss
Se våra filmer där medarbetare berättar

Besök vår webbplats

Vår rekryteringsprocess

Vi undanber oss erbjudanden om annonsering och rekryteringshjälp i samband med denna rekrytering. Visa mindre

Driven VD - assistent till Infranord

Ansök    Aug 9    serveOffice AB    VD-sekreterare
Infranord utvecklas ständigt. Vi befinner oss i ett skifte med nya metoder, ny teknik och en ny generation på väg in. Hela branschen står inför en spännande utmaning med en järnväg som ska utvecklas och underhållas, moderniseras och digitaliseras. Samtidigt satsar regeringarna i Sverige och Norge stort på vår bransch. Vi är i ett läge där vi har möjligheter att förändra och göra skillnad på riktigt. . Infranord söker nu en driven VD-assistent på ett... Visa mer
Infranord utvecklas ständigt. Vi befinner oss i ett skifte med nya metoder, ny teknik och en ny generation på väg in. Hela branschen står inför en spännande utmaning med en järnväg som ska utvecklas och underhållas, moderniseras och digitaliseras. Samtidigt satsar regeringarna i Sverige och Norge stort på vår bransch. Vi är i ett läge där vi har möjligheter att förändra och göra skillnad på riktigt.

.

Infranord söker nu en driven VD-assistent på ett interimsuppdrag med start så snart som möjligt och fram till december 2019. Uppdraget är på heltid med placering i Solna.
 

Arbetsuppgifter
Som VD-assistent på Infranord arbetar du nära VD, styrelsen och receptionen. Vi förväntar oss att du har en positiv och lösningsorienterad inställning samt tar ett stort ansvar för dina arbetsuppgifter. Det är en bred roll med varierande arbetsuppgifter där man är spindeln i nätet. 
Exempel på arbetsuppgifter är:
 
* Stötta VD i diverse uppgifter, såsom mail- och kalenderhantering, förbereda möten, agenda och protokoll, förbereda presentationsmaterial och övrigt administrativt arbete.


* Samordna styrelserelaterade frågeställningar och material tillsammans med VD och bolagsjurist. Säkerställa att styrelsen är uppdaterad om pågående aktiviteter samt att allt material till styrelsemöten blir sammanställt och utskickat i god tid.


* Ansvar för lokaler samt receptionen i Solna, budgetansvar, arbetsledning för en receptionist och kontraktsansvar tillsammans med inköp.


* Utvärdera rollen så som den ser ut idag och diskutera med VD möjliga alternativ på upplägg och/ eller resurssättning.


 
Kvalifikationer och egenskaper
Vi söker en prestigelös, öppen och glad person som är inte rädd för att kavla upp ärmarna. En person som kan hantera många bollar i luften och ser till att leverera. Du tvekar inte att ta tag i och driva saker framåt. Du älskar att ge god service och har en lösningsorienterad inställning där inget är omöjligt. Du trivs i en supporterande och koordinerande roll där du får möjligheten att underlätta dagen för andra. För att lyckas i rollen är du anpassningsbar, driven, målinriktad, effektiv och strukturerad i ditt arbetssätt. Du trivs med att arbeta självständigt och är trygg i din kompetens. Älskar du dessutom att effektivisera, förbättra och påverka rollen så är det ett stort plus.
Kravet är att du har tidigare arbetat som VD- assistent. Du är van vid att supporta en chef med koordinering och administration samt arbeta med en ledningsgrupp. För att lyckas i rollen är du flytande i svenska verbalt och fr.a. skriftligt.
 
Infranord erbjuder dig
Infranord är en möjliggörare för hållbar samhällsutveckling, men också för personlig och professionell utveckling. Vi vill vara ett hållbart föredöme med ett tydligt säkerhetsarbete och en kultur som utgår från våra värdeord Tillsammans, Respektfullt och Professionellt. På så sätt inkluderar vi och tar tillvara all kraft som finns i vårt företag. Med generationer av kunskap skapar vi framtidens spår med stolthet och engagemang.

Som konsult hos Serveoffice erbjuder vi dig 
Genom våra ledord #personligtengagerad, #skickligtproduktiv och #proffsigtkreativ skapar vi de bästa förutsättningarna för våra medarbetare. Hos Serveoffice får du engagerade kollegor och ledare som har insett att nyckeln till nöjda kunder är att vår egen personal trivs och mår bra.  

Vi erbjuder därför generösa villkor i form av bland annat friskvårdsbidrag, flexpension och ett brett förmånspaket. Dessutom anordnar vi kontinuerligt trevliga aktiviteter för att skapa en ”vi-känsla” bland alla våra medarbetare. Det ska vara kul att vara en del av Serveoffice!  
  
Ansökan och kontakt
Låter det intressant? Tveka inte, utan skicka in din ansökan med personligt brev och uppdaterat CV snarast genom att ansöka nedan. Observera att urvalet görs löpande eftersom tjänsten ska tillsättas omgående. Frågor kring tjänsten besvaras av Caroline Van Helleputte på 070-420 33 81 eller [email protected]. Visa mindre

Executive assistent / Mood Manager

Ansök    Aug 4    Workation Group AB    VD-sekreterare
Workation Groupäger ochdriver boutiquehotellet Görvälns Slott i Järfälla, Hufvudsta Gård Mat & Möten i Solna, Workation Palma och Ocho Hotel & Kitchen i Palma samt hotellbloggenHotelhunters. Koncernen står nu inför en spännande utvecklingsfas och söker därför en Executive Assistent/Mood manager med bas på vårt huvudkontor i Solna I rollen som Executive Assistent/Mood Manager kommer du att utgöra ett viktigt administrativt stöd till koncernledningen och ma... Visa mer
Workation Groupäger ochdriver boutiquehotellet Görvälns Slott i Järfälla, Hufvudsta Gård Mat & Möten i Solna, Workation Palma och Ocho Hotel & Kitchen i Palma samt hotellbloggenHotelhunters. Koncernen står nu inför en spännande utvecklingsfas och söker därför en Executive Assistent/Mood manager med bas på vårt huvudkontor i Solna

I rollen som Executive Assistent/Mood Manager kommer du att utgöra ett viktigt administrativt stöd till koncernledningen och marknadsteamet. Du kommer att förbereda och assistera CEO inför ledningsgruppsmöten och konferenser och vara ett stöd till ledningen med exempelvis dokumentation och protokollförande. Du hjälper till med att uppdatera information på vårahemsidor på både svenska och engelskaoch läser korrektur för utskick, planerar och deltar på våra kundevents tillsammans med försäljningschefen. Du har full koll på våra medarbetare och säkerställer introduktionsprogram för våra nya och är den somstyr upp den årliga sommarfesten och bolagets kick-offer.

Bland de dagliga uppgifterna ingå att underlätta vardagen för dina kollegor genom att ansvara för kontoret,hantera post, köpa in kontorsmaterial, köpa in och duka fram fika och se till att det är trivsamt i våra lokaler. Du bokar in luncher, möten och resor,hanterar kvitton och reseräkningar mm. Du kommer att assistera ledningenmed exempelvis upphandlingar av telefoni, kontorsmaskiner, elavtal och it.

Vem är du? Du har en omistlig fingertoppskänsla för god service och tycker om att få människor omkring dig att trivas. Du gillar administration, ordning och reda, är van vid att arbeta självständigt och tar egna initiativ när det behövs. Som Mood Manager älskar du människor och service och förstår när det är dags att rycka in både för kunder och kollegor som behöver din hjälp.

Du är datorvan, arbetar obehindrat i Officepaketet och uttrycker dig väl i tal och skrift på svenska och engelska. Kan du även spanska är det en bonus. Du är inte rädd för att jobba i digitala plattformar som exempelvis Wordpress, Teamtailor, eller CRM-system utan älskar att utvecklas och lära dig nya saker.Vi lägger stor vikt vid din attityd och personlighet och ser att du har minst gymnasiekompetens samt ett par års erfarenhet av liknande arbete.

Vad vi erbjuder dig

- Ett omväxlande och väldigt roligt arbete i en härlig bransch
- Stor möjlighet att påverka, utveckla och ta ut svängarna i ditt jobb
- Fantastiska arbetsplatser med hälsosam och god mat
- Drivna, schyssta och härliga kollegor
- Resor tillsammans med ledningentill verksamheten i Palma ett par gånger per år.
- Friskvårdsbidrag och en rad årliga, roliga personalevents

Låter det här som ditt drömjobb?Skicka in din ansökan med CV och personligt brev senast den 30 augusti 2019.Intervjuer kommer att ske löpande och tjänsten kan komma att tillsättas innan ansökningstiden gått ut.

Välkommen med din ansökan! Visa mindre

VD - assistent

Ansök    Maj 27    Apoteket AB    VD-sekreterare
Apoteket söker nu en VD-assistent med uppdrag att agera administrativt stöd till VD samt ledning och styrelse. Detta är en bred roll som spänner över flera områden, där du får stort ansvar och utrymme för egna initiativ. VD:s vardag är intensiv och händelserik och ditt uppdrag är att säkerställa att VD:s komplexa uppdrag flyter friktionsfritt, både internt och externt. Du arbetar nära VD, ledning och styrelse och har även en drivande roll i projekt som rö... Visa mer
Apoteket söker nu en VD-assistent med uppdrag att agera administrativt stöd till VD samt ledning och styrelse. Detta är en bred roll som spänner över flera områden, där du får stort ansvar och utrymme för egna initiativ. VD:s vardag är intensiv och händelserik och ditt uppdrag är att säkerställa att VD:s komplexa uppdrag flyter friktionsfritt, både internt och externt.

Du arbetar nära VD, ledning och styrelse och har även en drivande roll i projekt som rör chefsträffar, konferenser och event där du även kommer att medverka. Du får en roll i händelsernas centrum och håller i all övergripande planering. Ditt nätverk sträcker sig över apoteksbranschen, departement, myndigheter och näringsliv.

Dina övergripande arbetsuppgifter
- Ansvara tillsammans med VD för att sköta VD:s kalender; bokning, koordination och logistik kring möten och resor  
- Förbereda inför och administrera ledningsgrupps- och styrelsemöten inklusive framtagande av material och protokoll och årsplaner
- I samråd med VD prioritera och hantera email och samtal
- Agera stöd i intern kommunikation
- Producera dokument och presentationer i Word, PowerPoint och Excel  
- Planera och administrera möten och konferenser 

Din profil – en effektiv och mångsidig administratör
För att bli framgångsrik i rollen är du självgående, initiativtagande och noggrann. Du lägger stor vikt vid effektiv administration och är skicklig på att organisera arbetet kring VD, ledning och styrelse.  Du ligger alltid steget före och ser det som självklart att stötta din närmaste omgivning samtidigt som du har en mycket god förmåga att själv prioritera. Du representerar VD i mötet med kollegor och gäster, trivs att jobba i högt tempo och är en problemlösare i din personlighet. Med en naturlig fingertoppskänsla för situation och person, agerar du både smidigt och med handlingskraft och har samtidigt hög integritet.  Du har mycket god social kompetens och tycker om att nätverka och bygga relationer.

Apoteket har en hög utvecklingstakt och vi vill att du har erfarenhet av och ligger i framkant kring att utveckla det administrativa arbetet med digitala verktyg.

Din bakgrund
Vi söker dig med flerårig erfarenhet från en administrativ och assisterande roll från en större och händelserik verksamhet. Du har dokumenterad erfarenhet av att arbeta i ledningsgrupp. Du är en van användare av Officepaketet och har erfarenhet av och stort intresse för digitala verktyg. Du är en god skriftlig och muntlig kommunikatör i både engelska och svenska.

Ansökan och kontakt
I denna rekrytering samarbetar Apoteket med Monica Lönnbom Consulting. Varmt välkommen att kontakta Monica på telefon 0735 10 19 19 eller via mail [email protected] dit du också skickar din ansökan.

Urval och intervjuer sker löpande och tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdag den 9 juni.

Anställningsförmåner
Som medarbetare i Apoteket har du möjlighet till årligt friskvårdsbidrag och personalrabatter på Apotekets egenvårdsortiment men du har också hundratals rabatter på resor, tjänster och produkter via vår förmånsportal. Vidare har du möjlighet att söka stipendier för personlig utveckling till Apotekets personalstiftelse. Är du konstintresserad kan du köpa andelar i Apotekets konstförening och delta i de årliga utlottningarna av konst. Apoteket erbjuder våra medarbetare kontinuerlig och omfattande kompetensutveckling via vår egna utbildningsenhet Apoteksakademin och har ett hundratal e-utbildningar samt olika nätverksträffar. Självklart har du även både tjänstepension, sjukförsäkring samt föräldralön utöver den från Försäkringskassan.

Om Apoteket AB
Apoteket är Sveriges ledande apotekskedja med ca 3 500 anställda och närmare 400 apotek över hela landet. Vi erbjuder ett brett sortiment av varor och tjänster inom läkemedel och hälsa till privatpersoner, företag och producenter inom vård och hälsa. Ett liv i hälsa är en vision som leder oss att skapa värde för kunder, medarbetare och för samhället i stort. De produkter och tjänster som vi erbjuder bidrar till ett hållbart samhälle genom att visa omtanke för människan och miljön. Vår ambition är att vara ett värdeskapande företag som tar hänsyn till mänskliga rättigheter, arbetsförhållanden, miljö och etiska frågor i hela värdekedjan. 2019 utsågs vi till apoteksbranschens mest hållbara varumärke. Visa mindre

Serviceinriktad VD - assistent till spännande bolag

Jurek Rekrytering & Bemanning erbjuder ett komplett utbud av bemannings- och rekryteringstjänster. Vi rekryterar och hyr ut alltifrån studenter till yrkesverksamma akademiker med mångårig erfarenhet och specialistkompetens. Våra uppdrag är främst inom juridik, ekonomi, HR, marknad och administration. Arbetsbeskrivning Vi söker nu en VD-assistent till ett spännande bolag i Solna Strand. VD reser mycket, vilket innebär att en hel stöttning och komm... Visa mer
Jurek Rekrytering & Bemanning erbjuder ett komplett utbud av bemannings- och rekryteringstjänster. Vi rekryterar och hyr ut alltifrån studenter till yrkesverksamma akademiker med mångårig erfarenhet och specialistkompetens. Våra uppdrag är främst inom juridik, ekonomi, HR, marknad och administration.

Arbetsbeskrivning
Vi söker nu en VD-assistent till ett spännande bolag i Solna Strand. VD reser mycket, vilket innebär att en hel stöttning och kommunikation sker på distans. Arbetsuppgifter innefattar bl.a.:

• Att vara företagets kontakt gentemot resebyrå samt att boka resor åt VD, ledningsgrupp och genomföra gruppbokningar
• Vara VD behjälplig med mail- och kalenderhantering
• Planera och koordinera konferenser, möten och event, oftast med internationell prägel
• Förbereda inför ledningsgruppsmöten, ansvarar för protokollföring samt arbetar med uppföljning efter möten
• Skapa Powerpointpresentationer till möten
• Sköta viss internkommunikation
• Arbeta med ständig utveckling och förbättring av egna arbetsmetoder och rutiner

Din profil
VI söker dig som är:

• Noggrann och ansvarsfull
• Tycker om att leverera service på toppnivå
• Är självgående och har förmåga att prioritera
• Har lätt för att uttrycka dig i tal och skrift
• Är social och har lätt för att bygga nätverk i vår koncern

För rollen som VD-assistent söker vi dig med erfarenhet från en administrativ och assisterande roll och som brinner för att ge service på hög nivå. Du är en van användare av Officepaketet, särskilt Word och Powerpoint.
Du tycker om att "ligga steget före", du arbetar med god framförhållning, men kan samtidigt vara flexibel när det oväntade inträffar. Framförallt gillar du ordning och reda samt jobbar på ett strukturerat sätt.
Du kommunicerar bra både skriftligen och muntligen på såväl svenska som engelska.

Du erbjuds
Detta är initialt ett konsultuppdrag via Jurek Rekrytering & Bemanning, men för rätt person finns goda möjligheter till överrekrytering. Förväntad start är i mitten av augusti 2019. Vid frågor kring tjänsten är du varmt välkommen att kontakta ansvarig konsultchef Angeliqa Haapanen på [email protected].

Om företaget
Jurek Rekrytering & Bemanning erbjuder ett komplett utbud av bemannings- och rekryteringstjänster. Vi rekryterar och hyr ut alltifrån studenter till yrkesverksamma akademiker med mångårig erfarenhet och specialistkompetens. Våra uppdrag är främst inom juridik, ekonomi, HR, marknad och administration.

Sökord: VD-assistent, Executive Assistant, Assistant, Chefsassistent, Service, Administration, Administratör, Executive PA, Personal Assistant, PA, Office Manager, Coordinator, Management Assistant, Administrativ assistant. Visa mindre

Erfaren VD - assistent sökes till stort och stabilt företag i Solna

Om tjänsten Till ett väletablerat och välkänt bolag i Solna söker KFX HR-partner nu en erfaren VD-assistent. Detta är rollen för dig som är van vid och trivs i supportfunktioner samt har erfarenhet av kvalificerad administration. I rollen kommer du att assistera VDn för ett bolag med ca 2 000 anställda. Tjänsten är placerad på huvudkontoret i Solna och start för tjänsten är enligt överenskommelse. Företagets kultur präglas av teamkänsla, nytänkande och e... Visa mer
Om tjänsten
Till ett väletablerat och välkänt bolag i Solna söker KFX HR-partner nu en erfaren VD-assistent. Detta är rollen för dig som är van vid och trivs i supportfunktioner samt har erfarenhet av kvalificerad administration.

I rollen kommer du att assistera VDn för ett bolag med ca 2 000 anställda. Tjänsten är placerad på huvudkontoret i Solna och start för tjänsten är enligt överenskommelse. Företagets kultur präglas av teamkänsla, nytänkande och en positiv anda!

Arbetsuppgifter
Rollen som VD-assistent är både dynamisk och bred. Du fungerar som stöd i det dagliga arbetet och dina arbetsuppgifter består bland annat av att:

- Hantera underskrifter avseende avtal och bolagsformalia
- Hanterar mötesbokningar, kalender och övrig korrespondens
- Planerar, boka och koordinera resor
- Administrera reseräkningar, utlägg och tidrapporter
- Producera presentationsmaterial och rapporter
- Koordinera och anordna möten
- Samarbeta med övriga assistenter

Kvalifikationer
För att vara aktuell för denna tjänst har du flera års erfarenhet av en chefsassisterande roll i en större organisation. Då VDn hos vår kund pratar engelska är krav för tjänsten att du arbetat i en internationell organisation och stöttat engelskspråkig chef samt att du talar och skriver flytande svenska och engelska. Du är även en van användare av Officepaketet, främst Outlook.

Vi söker dig som trivs i roller där du får utrymme att agera stöd samtidigt som du inte räds för att ta egna initiativ och driva projektet. Som person ser vi att du är stresstålig, lyhörd och van att arbeta med flera projekt/uppgifter parallellt. Du är proaktiv samt har en god beslutsförhet, prioriteringsförmåga och flexibilitet. I din roll har du stora kontaktytor inom och utanför organisationen och vi ser därför att du är en social och kommunikativ lagspelare med hög servicekänsla.

Övrigt
Detta är en direktrekrytering till vår kund med kontor i Solna. Samtliga frågor kring rekryteringsprocessen och tjänsten hänvisas till ansvarig rekryterare Clara Backlund på 08-663 99 00. Du kan även maila din fråga till [email protected], specificera i ditt mail vilken tjänst du har frågor gällande. Observera att vi pga. GDPR ej tar emot ansökningar via mail eller telefon, vi hänvisar dig till att söka tjänsten via vår hemsida.

I denna rekryteringsprocess kommer vi på slutvald kandidat genomföra en bakgrundskontroll.

Välkommen in med din ansökan! Visa mindre

Operations Assistant till Getinge

Ansök    Mar 14    Getinge    VD-sekreterare
För våra kunder är vi supporten för att få ihop vardagen och för deras patienter är de hjältarna som räddar liv. Låter det spännande? Då kanske du är rätt person för oss. Vi söker nu en Operations Assistent som delar vår passion att rädda liv. Vilka är vi? I Getinges produktområde Critical Care utvecklar och producerar vi produkter och terapier för intensivvård – t.ex. avancerade respiratorer, anestesimaskiner och produkter för patientövervakning. Vi är e... Visa mer
För våra kunder är vi supporten för att få ihop vardagen och för deras patienter är de hjältarna som räddar liv. Låter det spännande? Då kanske du är rätt person för oss. Vi söker nu en Operations Assistent som delar vår passion att rädda liv.

Vilka är vi?
I Getinges produktområde Critical Care utvecklar och producerar vi produkter och terapier för intensivvård – t.ex. avancerade respiratorer, anestesimaskiner och produkter för patientövervakning. Vi är en del av affärsområdet Acute Care Therapies som också utvecklar lösningar för behandling av hjärt-, lung- och kärlåkommor. Vi bidrar helt enkelt till att rädda liv dagligen, runt om i världen.

Om rollen:
I rollen som Operation Assistent arbetar du framförallt tätt tillsammans med produktionens ledningsgrupp. Du har en koordinerande roll och är en nyckelresurs för att få produktionens ledningsgrupp samt vissa supportfunktioners vardag att rulla på så smidigt som möjligt. Du ansvarar för schema, bokning av möten, arrangerande av resor och distribuerande av information och inbjudningar. I din roll ingår också koordinering av fastighetsrelaterade uppgifter såsom möbelflyttar, hantverkare vid renoveringar och ombyggnationer. Arbetsuppgifterna är varierande och du förväntas kunna prioritera och hantera flera uppgifter parallellt. För rätt person medför denna roll goda möjligheter till utveckling i en internationell miljö.

Om dig:
För att trivas och lyckas i rollen söker vi dig som har gedigen erfarenhet som chefsassistent och har jobbat med ledningsarbete. Som person är du prestigelös, kommunikativ, har en positiv framtoning. Att strukturera och organisera faller sig naturligt för dig och när ett hinder uppstår så hittar du snabbt en lösning. Du har en mycket god förmåga att prioritera och styra andras tid. Det är en självklarhet för dig att kunna samarbeta och skapa goda relationer, du ser dig själv som en viktig lagspelare där du också brinner för service.

Krav:
Gedigen erfarenhet av liknande arbete
Obehindrat på svenska och engelska
Goda kunskaper i Officepaketet
Tjänsten är en tillsvidareanställning. Urvalet sker löpande och tjänsten kan komma och tillsättas innan sista ansökningsdag. Rollen är placerad i Solna. Visa mindre